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O guia completo para gestão de projetos

Faça com que mais projetos atravessem a linha de chegada (com menos estresse)

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O que é gestão de projeto? A gestão de projetos é a coordenação de processos, ferramentas, membros da equipe e habilidades para entregar projetos que ultrapassem as metas.

Você e a equipe estão se preparando para superar um grande projeto. É como longas filas de dominós — é muito legal quando funciona, mas bem decepcionante se uma única peça estiver um pouco fora do lugar.

Esses tipos de projetos podem ser assustadores e empolgantes e você pode ficar tentado a começar o mais rápido possível. Você cruza os dedos e espera que tudo entre no eixo como em um passe de mágica? Esfrega a lâmpada e espera que o gênio dê aquela mãozinha?

Seria ótimo se essas coisas existissem (e avisa a gente se descobrir como fazer funcionar!). Mas, na realidade, o segredo para o sucesso dos projetos grandes e complexos é a gestão de projeto eficaz.

Pino de localização

O que é gestão de projeto e por que é importante?

A gestão de projetos é a prática de coordenar processos, ferramentas, membros da equipe e habilidades para entregar projetos que atendam às metas e aos requisitos.

Ela capacita a equipe a concluir os projetos, unindo todos na busca de objetivos claros, aumentando a transparência e a visibilidade, simplificando a comunicação e estabelecendo o escopo do projeto. Ainda não foi convencido? Considere que os excedentes de projetos são muito comuns. Apenas no setor de TI, a McKinsey descobriu que, em média, grandes projetos de TI trabalham 45% acima do orçamento e 7% acima do prazo.

Metodologias de gestão de projetos

Já ouviu aquele velho ditado “há mais de uma maneira de cozinhar o ovo”? Não há uma estratégia para concluir um projeto incrível. É aí que entra em jogo a metodologia de gestão de projetos. Ela é o conjunto de regras, princípios e processos para gerenciar os projetos.

As metodologias podem parecer formais, mas aqui há espaço para inovar! É importante observar que muitas equipes e empresas usam uma combinação de metodologias, em vez de confiar apenas em um único tipo. Seja qual for a abordagem escolhida, ela deve ajudar a promover uma forte cultura de transparência.

1. Gestão de projetos em cascata

Quando você pensa na gestão tradicional e sequencial de projetos, o que se imagina é gestão de projetos em cascata. Com esse método, o projeto é dividido em diferentes fases. Quando cada fase termina, a próxima começa — não há sobreposição entre elas.

Quando usar este método: para projetos longos que exigem um único cronograma e uma ordem muito sequencial.

Costuma ser usado em: construção. Construir casas ou estruturas exige uma ordem sucessiva. Você não pode colocar o telhado antes de ter feito o alicerce, por exemplo.

2. Gestão ágil de projetos

A gestão ágil de projetos é uma abordagem interativa e é muito mais flexível do que a gestão de projeto em cascata. É uma prática recomendada de DevOps que divide os projetos em partes que são tratadas em períodos curtos (chamados sprints). Depois de cada sprint, a equipe reavalia o trabalho feito para realizar as alterações necessárias e garantir que está no caminho certo.

Scrum

A gestão de projetos Scrum é uma das metodologias ágeis mais populares usadas pelos gerentes de projeto. Assim como o método ágil, o Scrum está centrado na melhoria contínua. Você pode usar estruturas como o Scrum como ajuda para começar a ter um pensamento mais ágil e como forma de praticar o desenvolvimento dos princípios de agilidade na comunicação e no trabalho cotidianos.

Quando usar este método: para projetos que ainda não estão bem definidos e exigem muita adaptabilidade.

Costuma ser usado em: desenvolvimento de software. Essa profissão foi pioneira no método ágil e essa abordagem permite que os desenvolvedores criem software de alta qualidade porque podem testar e revisar em intervalos regulares.

3. Saiba mais sobre gestão de projeto

Caso tenha ouvido falar de fabricação enxuta, os mesmos princípios são aplicados à gestão de projeto enxuto. O objetivo desta metodologia é aumentar a produção e o valor, reduzindo o desperdício. Para usar essa metodologia é necessário mapear o fluxo de valores, que é a sequência de atividades do projeto. Depois, analise em detalhes esse fluxo para identificar e eliminar as tarefas que não agregam valor. Assim, o processo do projeto é o mais simplificado, otimizado e eficiente possível.

kanban

O Kanban é uma implementação específica para uma gestão de projetos enxuta. As tarefas do projeto ganham representação visual em um quadro Kanban, permitindo que os membros da equipe vejam o estado de cada parte do trabalho a qualquer momento.

Quando usar: para projetos que precisam ser entregues com rapidez.

É comum ser usado em: fabricação. Ao produzir produtos físicos, o ideal é ter o mínimo de desperdício possível para reduzir gastos e aumentar o lucro. É por esse motivo que essa abordagem é popular na fabricação, em especial na indústria automotiva.

As cinco etapas do processo de gestão de projetos

Imagine que você está começando um projeto desde o início. A gestão de projetos não entra em jogo apenas quando você de fato começa a riscar as tarefas — você precisa primeiro estabelecer as bases.

Pensando nisso, o Project Management Institute (PMI) estabeleceu cinco etapas diferentes de gestão de projetos.

Etapa #1: iniciação

Acha que o primeiro passo do processo de gestão de projeto é o planejamento? Não é bem assim. Antes de mapear a estratégia para o projeto, é preciso ter o envolvimento das partes interessadas. É aqui que entra uma carta de projeto para delinear o objetivo comercial do projeto para aprovação. Em vez disso, recomendamos usar um pôster de projeto, como um formato mais fácil de entender, mais rápido e fácil de ler. Nesta etapa, você deve responder a perguntas como:

  • Qual é o caso de negócios para esse projeto? O template de plano estratégico pode ajudar!
  • Este projeto é viável?
  • A gente deve seguir com esse projeto?

Simplificando, nesta etapa está sendo decidido se este projeto vale a pena antes de investir muito esforço.

Uma ótima maneira de ajudar a facilitar essa discussão é um pré-mortem, um exercício mental no qual você imagina o que poderia dar errado e decide como evitar a situação.

Etapa #2: planejamento

Se decidir seguir em frente, vai avançar para a fase de planejamento. É aqui que você vai desenvolver um plano de projeto detalhado que toda a equipe vai seguir e vai ser grata por isso! O planejamento é essencial para evitar mudanças constantes no escopo do projeto. O template de lista de tarefas pode ajudar! As perguntas a responder nesta etapa incluem:

  • Qual é a meta desse projeto?
  • O que são os indicadores-chave de desempenho (KPIs)?
  • O que é o escopo?
  • Qual é o orçamento?
  • Quais são os riscos?
  • Quais membros da equipe estão envolvidos?
  • Quais tarefas estão envolvidas?
  • Quais marcos precisam ser alcançados?

Esta etapa é para garantir que você e a equipe tenham as expectativas compartilhadas antes de começar. Se você acha que está ficando muito preso em detalhes, não está. E as estruturas de planejamento estratégico podem ajudar!

Etapa #3: execução

Pegue o café e o cabo de energia, porque é hora de avançar. É aqui que você e a equipe botam a mão na massa e começam a realizar tarefas do projeto, guiados pelo plano do projeto. Na fase de execução, vai ser necessário:

  • Atribuir os recursos necessários
  • Verificar se todos os responsáveis estão realizando as tarefas
  • Conduzir reuniões de status
  • Configurar sistemas de rastreamento

A grosso do trabalho acontece nesta etapa e é também nela que você vai começar a ver o projeto tomando forma. Vê? Todo aquele planejamento valeu a pena.

Etapa #4: monitoramento

Só porque o plano de projeto foi criado não significa que tudo vai funcionar sem problemas por conta própria. É como definir um orçamento para si mesmo — ter o orçamento não quer dizer nada, se você não ficar de olho em está gerenciando o dinheiro.

Então é necessário monitorar o progresso do projeto para garantir que tudo fique no caminho certo. É preciso avaliar o projeto em relação aos KPIs estabelecidos na fase de planejamento.

O que fazer se o projeto parece ter desviado do caminho ou foi vítima do aumento do escopo? Reserve algum tempo para reavaliar. É possível decidir se precisa realinhar as coisas ou se o plano original precisa mudar. Essa é a principal vantagem do monitoramento — ter pontos de controle frequentes para fazer a correção do curso.

Etapa #5: encerramento

A etapa de encerramento trata de resolver as pendências. Ou seja:

Essas atividades não apenas oferecem à equipe a oportunidade ficar livre do projeto, mas também facilitam o retorno a ele quando necessário.

Sete dicas para uma gestão de projetos bem-sucedida

Mesmo se você seguir todas as etapas acima, a gestão de projeto eficaz não é um cenário em que basta configurar tudo e esquecer. Existem algumas outras práticas recomendadas que podem ser implementadas para ajudar o projeto a avançar com a maior tranquilidade possível.

Conduza a reunião de lançamento do projeto

A reunião de lançamento do projeto é o momento de estabelecer metas, analisar o cronograma e, em geral, fazer os devidos alinhamentos da equipe com o projeto. O template de pauta de reunião de equipe pode ajudar!

Não importa se a equipe está empolgada para começar a trabalhar, não pule esta reunião. Você vai esclarecer quaisquer confusões com proatividade e vai unir a equipe na busca por um objetivo compartilhado.

Fique atento às dependências das tarefas e dos recursos

Lembra quando a gente falou sobre projetos que parecem vários dominós em cadeia? É ainda mais verdadeiro para projetos grandes e multifuncionais. Talvez Daisy não possa começar a criar os gráficos até que Joel tenha elaborado o conteúdo (o que se chama de dependência de tarefa). Ou talvez Choua não possa usar um software enquanto Derek está usando a licença compartilhada (o que se chama de dependência de recursos).

As tarefas do projeto não são propostas do nada, então é importante levar essas dependências em conta ao usar um template de gráfico Gantt.

Quando todas as tarefas e recursos estão conectados, é preciso entender como eles se ajustam ou você corre o risco de assistir horrorizado como toda a fila de dominós está caindo.

Identifique os caminhos críticos

A identificação do caminho crítico é excelente para evitar que atrasos ocorram nos cronogramas. Embora soe como algo vindo de filmes de ação, o caminho crítico é apenas a maior cadeia de atividades dependentes do projeto. Se algum obstáculo ou atraso surgir nesse caminho, todo o projeto corre o risco de atrasar.

Encontrar o caminho crítico permite saber quando há algum espaço na agenda e quando é preciso seguir o cronograma da forma mais rigorosa possível.

Ampulheta

Seja realista com o cronograma

É comum subestimar muito o tempo que a gente leva para concluir as tarefas e isso pode acarretar prejuízo real para o cronograma do projeto.

Mantenha o controle consultando os cronogramas dos projetos anteriores. Consulte o software de rastreamento de tempo (se você tiver) para ver quanto tempo as tarefas típicas levam e peça à equipe para verificar os cronogramas.

Use o software de gestão de projeto

Se os membros da equipe precisarem atravessar intermináveis conversas ou pastas de e-mail para encontrar o que precisam, o projeto acaba ficando para trás.

Para evitar situações assim, é útil usar um software de gestão de projetos (como o Jira) para armazenar a documentação e organizar o projeto em algum software de gestão do conhecimento (como o Confluence). Eles aumentam a visibilidade de todas as etapas e tarefas do projeto, centralizam a comunicação e proporcionam à equipe de projeto uma fonte única de informações.

Defina funções e responsabilidades claras

Para ter o melhor resultado da equipe, as pessoas precisam saber com exatidão por que estão envolvidas. Qual é a função delas e que contribuição se espera que elas façam?

Essa definição não apenas cria um senso de propósito e responsabilidade nos membros da equipe de projetos, mas também impede que eles façam o trabalho de outros e permite que você aproveite os pontos fortes de todos. Uma estrutura RACI é uma forma popular de atribuir funções e responsabilidades. A sigla RACI significa responsável, confiável, consultado e informado. O Confluence ajusta um pouco essa estrutura, chamando-a de DACI, com “D” significando “driver”.

Faça o processo ser colaborativo

Gerenciar projetos pode ser estressante e não é necessário fazer tudo sozinho. A equipe pode oferecer ótimos insights sobre o plano de projeto, incluindo a viabilidade do cronograma ou se as dependências estão sendo esquecidas. O brainstorming em equipe é uma ótima maneira de compartilhar e discutir ideias. Aqui estão algumas dicas para realizar uma sessão de brainstorming eficaz.

Mesmo que você faça parte de uma equipe híbrida ou remota, resista à tentação de planejar projetos de forma isolada. Envolva a equipe para criar um plano mais razoável e aumentar o sentimento de responsabilidade com relação ao projeto. O template de brainstorming pode ajudar!

Principais membros de uma equipe de projeto

Todo projeto deve começar identificando funções e responsabilidades. Saber qual é seu papel com antecedência garante o sucesso de todos em permanecer no caminho certo e cumprir os prazos do projeto. Possíveis funções de projetos incluem:

  • Gerente de projeto: pessoa que supervisiona todo o projeto e é responsável pelo sucesso do projeto.
  • Patrocinador do projeto: gerente sênior que defende o projeto e trabalha em estreita colaboração com o gerente de projeto.
  • Membro da equipe: pessoas que trabalham com atividade nas tarefas do projeto.
  • Fornecedor: pessoas que oferecem bens ou serviços para o projeto.
  • Partes interessadas: pessoas que têm interesse no projeto. Podem ser divididas em:
    • Principais partes interessadas: pessoas que de fato fazem o trabalho e têm envolvimento ativo no projeto.
    • Partes interessadas secundárias: pessoas que podem participar de reuniões e desempenhar papéis menores, mas não são decisores importantes no projeto.
  • Partes interessadas afetadas: pessoas que estão envolvidas do projeto, mas não desempenham papel ativo ou não têm muita influência.
  • Cliente: pessoa que recebe o projeto final, se o projeto for voltado para um cliente externo em vez de um projeto interno.

O que procurar ao avaliar o software de gestão de projetos

Escolher o software certo de gestão de projetos pode ser complicado. Para garantir que a equipe aproveite ao máximo a ferramenta de gestão de projetos, a gente recomenda que você procure uma solução que ofereça os seguintes recursos:

  • Criar uma agenda compartilhada para monitorar os marcos e prazos do projeto
  • Compartilhar arquivos e documentos para facilitar o acesso e a colaboração
  • Criar listas de tarefas e atribua tarefas aos membros da equipe
  • Acompanhar o progresso do projeto e gere relatórios
  • Facilitar e simplificar a comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas
  • Estimar a duração e o orçamento do projeto
  • Permitir que os membros da equipe comentem as tarefas e forneçam feedback
  • Gerar lembretes e notificações automatizados
  • Configurar templates de projeto para agilizar a criação de projetos
  • Gerenciar recursos e cargas de trabalho
  • Rastrear itens e riscos
  • Gerenciar solicitações de alteração
  • Criar relatórios detalhados
  • Monitorar o desempenho do projeto

Por que usar o Confluence para gestão de projetos?

O Confluence se destaca como um centro de conhecimento colaborativo para impulsionar a gestão de projetos com milhares de templates, táticas e integrações para máxima flexibilidade e escalabilidade.

Consolide ferramentas e centralize o trabalho

Com o Confluence, você tem conhecimento, tarefas e gestão de projetos combinados com a colaboração em equipe. Incorpore um quadro do Trello para gestão de projetos no estilo Kanban, como o Sprout Social ou integre o Confluence com o Jira para ter uma abordagem ágil da gestão de projetos, como a Castlight Health. O Jira facilita o planejamento, o rastreamento e a gestão de projetos, enquanto o Confluence aumenta a transparência e centraliza as conversas e recursos relacionados ao projeto.

Escale com o crescimento da equipe e da empresa

O Confluence foi projetado para permitir a gestão de projetos para equipes técnicas e de negócios, bem como para pequenas empresas, equipes remotas e empresas de escala corporativa. Escale com instâncias ilimitadas para proporcionar autonomia organizacional, segregar dados por motivos de segurança ou personalizar ambientes. O Confluence também tem a segurança, a conformidade, o desempenho e a confiabilidade necessários para apoiar as empresas, incluindo garantia de disponibilidade do SLA; residência de dados nos EUA, UE, Austrália ou Alemanha; e certificações com GDPR, SOC2 e muito mais.

Preserve e proteja o trabalho e o conhecimento

O que acontece quando colegas de equipe saem da empresa? Como ficam os projetos em que eles estavam trabalhando? O Confluence evita que o trabalho do projeto seja perdido, mesmo que colegas de equipe deixem a empresa. Você pode criar permissões, definir controles e atribuir funções de administradores.

Analise e otimize o desempenho

Não dá para gerenciar algo que não pode ser medido, certo? Junto com o Jira, você pode acompanhar o progresso, monitorar atividades e gerar relatórios para ajudar a otimizar os processos e fluxos de trabalho do projeto.


A gestão de projetos é o motor que impulsiona a produtividade da equipe. Mas nem todas as soluções de gestão de projetos são criadas da mesma forma. Descubra por que mais de 85.000 empresas usam o Confluence.

Templates de gerenciamento de projeto

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Template de persona

O template de Persona ajuda você a criar perfis detalhados de clientes-alvo para marketing e desenvolvimento de produtos, completos com nomes de personas, metas, desafios e fontes de informação.

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Template de visualização da experiência do cliente

Use esse template para entender a experiência do cliente com o produto, incluindo emoções e pontos problemáticos.

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Template de brainstorming revolucionário

Esse template do Confluence vai ajudar a equipe a gerar novas ideias.

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Template DACI

Use este template DACI para esclarecer a função de cada pessoa no processo de tomada de decisões e fazer a escolha certa em menos tempo.

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Template de pôster de projetos

Se você não for bom em resumos e apresentações de projetos, experimente usar este template para um mural do projeto.

Principais benefícios da gestão de projetos

1. Melhorar a colaboração

A gente sabe que precisa trabalhar com outras pessoas para atingir as metas, mas uma colaboração eficaz não é fácil para a maioria das pessoas. Existem diferentes estilos de comunicação, diferentes abordagens em relação a organização e muitos outros fatores que dificultam a comunicação.

Softwares de gestão de projetos oferecem às equipes maior visibilidade do trabalho dos colegas, dos prazos definidos, de como as tarefas individuais se encaixam no processo geral do projeto e muito mais. Todos esses aspectos contribuem para o maior benefício de um software de gestão de projetos: colaboração nos projetos melhorada e facilitada.

2. Centralizar a comunicação

Em geral, as equipes encontram dificuldades para se comunicar usando sequências de e-mail desorganizadas, mensagens instantâneas diretas e comentários que se perdem na confusão.

Essa prática é ruim (e uma perda de tempo) para os projetos. Quando os membros da equipe têm muitas fontes para buscar informações, ocorrem mal-entendidos, os prazos são perdidos, tarefas são esquecidas e a confusão só aumenta.

O software de gestão de projetos mantém toda a comunicação, desde cronogramas e atualizações de status até comentários e perguntas, em um só lugar de fácil acesso para todos. Assim, o isolamento é eliminado para que todos possam compartilhar o conhecimento e também gerenciar com eficiência o modo e o local em que o compartilham.

3. Simplificar a gestão de tarefas

Para que os projetos sejam entregues com sucesso, os membros da equipe precisam saber por quais tarefas são responsáveis e quando precisam concluídas.

A falta de clareza nas responsabilidades e no direcionamento indicados pelos gerentes são grandes responsáveis por esse resultado, e trabalhar com vários aplicativos e ferramentas só aumenta o caos.

Se um membro da equipe recebe uma tarefa em uma ferramenta, mas passa a maior parte do tempo em outra plataforma, ele perde essa notificação importante. A gestão dos projetos em um só software elimina esse tipo de problema e também divide os projetos maiores e mais complexos em etapas e itens de ação individuais.

Nesse software você pode atribuir essas tarefas com prazo aos membros corretos da equipe para que fiquem reunidas em um só lugar e as pessoas sejam notificadas sobre novos itens pendentes.

Alvo com dardos presos no centro.

4. Criar uma única fonte de verdade

O software de gestão de projetos vai ser o único repositório de informações relacionadas ao projeto. Documentos, ativos, atualizações, cronogramas, anotações de reunião e todo o material restante devem ser armazenados no software. (Aqui está um template útil de anotações de reunião para fazer um bom acompanhamento!) Assim, tudo fica acessível, organizado e pesquisável. Os membros da equipe podem encontrar o que precisam sem perder um tempo precioso procurando o que interessa.

5. Aumentar a eficiência

Junte todos os benefícios acima e você tenha o melhor benefício de todos: a equipe pode avançar o trabalho com mais rapidez. Com muito mais rapidez.

Com o software de gestão de projetos em vigor, a equipe se comunica bem. Eles sabem o que é esperado e qual é o próximo passo. Eles conseguem localizar as informações necessárias com facilidade.

O trabalho em conjunto entrosado reduz bastante o tempo perdido. O template de gestão de projetos do Jira ajuda as equipes a iniciarem com mais rapidez usando fluxos de trabalho testados e comprovados, em vez de ter que abrir uma página em branco toda vez que precisarem criar um novo projeto.

Assim, o trabalho fica mais rápido porque a equipe tem os recursos necessários para produzir resultados de alta qualidade a um ritmo impressionante.

6. Acompanhar o progresso

Você não quer entregar qualquer projeto. Você quer entregar um projeto que esteja abaixo do orçamento, respeite o cronograma e cumpra as metas originais.

É fácil perder o controle desses elementos importantes quando você está lotado de trabalho no projeto, o que é perigoso. Se você não ficar de olho nessas limitações e expectativas, vai ter dificuldades para manter o cronograma, para não extrapolar o orçamento e para evitar o desperdício de tempo caso os membros da equipe precisem refazer o trabalho para realinhar o projeto.

O software de gestão de projetos organiza o trabalho para que seja mais fácil acompanhar coisas como os gastos e os prazos. Além disso, você pode gerar relatórios para monitorar o progresso à medida que avança, em vez de perceber tarde demais que você ficou para trás.

Por que usar o Jira para gestão de projetos

O Jira ajuda as equipes a planejar, rastrear e entregar produtos de alta qualidade, apoiados por aplicativos especializados de gestão de projetos para o Jira.

Relatórios centralizados

O Jira reúne todos os dados do projeto, permitindo que você acompanhe com facilidade a conclusão de tarefas, identifique gargalos e tome decisões com confiança.

Atualizações em tempo real

Todos ficam por dentro das atualizações instantâneas do Jira, garantindo reações rápidas e alinhamento consistente do projeto.

Automação sem código

Jira elimina o incômodo com uma simples automação sem código, economizando tempo em tarefas repetitivas e permitindo que você se concentre no que importa.

Gerencie projetos com confiança

Conduza equipes de todos os tamanhos em direção ao sucesso e alcance objetivos com confiança com o Jira.

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