Seletores de concessões


Todo projeto envolve concessões. A análise no início ajudará você a entender a importância relativa de todos os fatores que você está considerando.

E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

As três métricas mais comuns são tempo, escopo e custo – muitas vezes referidas como o "triângulo de ferro do gerenciamento de projetos". E por mais que desejemos entregar projetos com escopo amplo, antes do tempo e com reservas de dinheiro no orçamento, nós normalmente temos que escolher (no máximo) duas dessas três métricas. 

Então como você vai saber onde concentrar sua energia se tudo é considerado igualmente importante? Resposta rápida: não tem como saber. Você marca reuniões para discutir decisões menos importantes. Você tenta adivinhar. Você passa alguns dias (ou semanas!) indo em uma direção e depois tem que voltar atrás. Em suma, você gasta um monte de tempo e de energia.

Em vez de ficar perdendo tempo, reserve alguns minutos para decidir quais métricas reinam supremas e em quais você tem margem para negociar. À medida que o projeto avança, você poderá operar com mais autonomia e evitar dores de cabeça mais tarde quando surgirem (inevitavelmente) dúvidas sobre o esforço e sobre o foco.

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

O responsável pelo projeto em tempo integral, os membros da equipe principal do projeto e qualquer pessoa fora da equipe que tenha alguma responsabilidade pelo resultado do projeto.

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Pessoas

3 a 6

Tempo de preparo

5 min

Tempo

30 min

Dificuldade

Fácil

A tática na prática

Certifique-se de que a sua equipe entenda que a maioria dos seletores são interdependentes: se um aumenta, pelo menos um dos outros provavelmente vai ter que diminuir.

MATERIAIS
PREPARAÇÃO

Escolher suas métricas de batalha (5 min)

Os vetores básicos para análises de concessões geralmente são tempo, escopo e orçamento. Mas você também deve considerar outras métricas importantes para o projeto. Elas podem incluir coisas como:

  • Segurança – quanto risco você tolera?
  • Resiliência – quanta resiliência um novo recurso de software deve ter?
  • Extensibilidade – qual a importância de fazer algo que os outros possam contribuir, personalizar ou estender facilmente?
  • Usabilidade – qual deve ser o nível de facilidade de uso do seu resultado final?
  • Qualidade – considerando a experiência do seu cliente, em que altura você coloca a sua barra de qualidade?
  • Deleite – um pouco diferente de "qualidade"... é importante que seu resultado faça as pessoas sorrirem?
  • Escalabilidade – você deve projetar para obter rápido crescimento e/ou adoção em grande escala?

Prepare seu quadro branco ou papel pardo com uma barra para cada métrica, rotulada com um nome. Elas são suas escalas. Rotule as extremidades de cada escala com um valor: "o mais negociável" em uma extremidade, "o menos negociável" na outra.

Corte suas notas adesivas ao meio ou em três pedaços para criar conjuntos de seletores para cada participante posicionar nas barras. Prepare um conjunto adicional de notas adesivas (se possível, de outra cor) que você usará como o seletor com o qual todos concordaram em cada escala.

Dica profissional

Use notas adesivas de cores diferentes para cada pessoa a fim de facilitar para que todos vejam (isto é, se lembrem) onde eles posicionaram os seletores deles. 

ETAPA 1

Prepare o cenário (5min)

Explique que a meta da sua equipe para a sessão é chegar a um consenso sobre quais são os aspectos mais e menos críticos do projeto.

APRESENTE OS SELETORES

Revise as métricas que você decidiu ponderar, e pergunte se há outras métricas para as quais você deva criar escalas.

Explique o que "o mais" e o "menos" negociável significa para cada métrica. Por exemplo, se a estimativa do projeto é durar seis semanas e você tem uma grande campanha de marketing programada, o tempo seria "menos negociável", pois é primordial entregar dentro de seis semanas, enquanto "mais negociável" pode ser o escopo, abrindo mão de certos aspectos desejáveis mas não essenciais para conseguir entregar no prazo.

Discuta brevemente quais seletores têm relações de dependência e quais são independentes. Velocidade, escopo e custo normalmente são interdependentes, enquanto usabilidade e escopo podem não ser.

DICA PROFISSIONAL

Outra maneira de rotular suas escalas (da esquerda para a direita) é: não importante, desejável, altamente desejável, importante, crítico.

ETAPA 2

Votação em silêncio (5 min)

Para não haver influência do grupo, solicite que cada pessoa escreva onde elas pretendiam posicionar os seletores em cada escala.

Quando todos tiverem se decidido, peça para eles colocarem os seletores nas barras. 

ETAPA 3

Deslizar os seletores (20 min)

Analise as escalas uma por uma, e convide o grupo para discutir por que eles posicionaram os seletores deles nos locais escolhidos e chegue a um consenso. Provavelmente você precisará examinar novamente algumas escalas e deslizar os seletores à medida que sua equipe decidir como equilibrar as prioridades relativas.

Quando você tiver chegado a um consenso em todas as escalas, bloqueie cada escala deslizante com os seletores "definitivos" que você preparou (de preferência, uma cor diferente da dos seletores que cada membro da equipe posicionou).

Se você estiver usando um quadro branco, tire uma foto das suas escalas antes de limpar a sala.

POR EXEMPLO…

Depois de executar a análise de concessões, seus seletores devem ficar mais ou menos assim. 

ANTIPADRÃO

Você termina em cerca de cinco minutos. 

Chegar a um consenso muito rapidamente pode ser um sinal de que você não refletiu sobre muitos casos extremos. Crie cenários hipotéticos para sua equipe a fim de provocar discussões mais aprofundadas. (Ou pode ser um sinal de que sua equipe esteja em uma excelente sincronia. Mas crie algumas hipóteses de qualquer maneira😉)

Conseguiu?

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Variações

EQUIPES DE LIDERANÇA

Aumente a dificuldade ao escolher as métricas a serem discutidas. Quais apostas estratégicas estão em jogo? Quais são suas principais áreas de investimento? Quais métricas operacionais são fundamentais para o negócio? Qual é a prioridade dos indicadores mais baixos em relação a previsões e aos indicadores mais altos?

A preparação demorará um pouco mais, pois cada membro da equipe provavelmente considera diferentes métricas como críticas.

EQUIPES DE SERVIÇO

Em vez de lutar contra o "triângulo de ferro", seu desafio é descobrir quanto tempo você passa lidando com suas filas versus quanto tempo você passa otimizando sua oferta de serviço fora do tempo de espera. Em outras palavras, quanta energia você gasta remediando e quanta energia você gasta prevenindo?

Você pensará em métricas como:

Satisfação do cliente – as pessoas sentem que receberam uma resposta e uma resolução de qualidade?
Tempo para a resolução – com que rapidez você pode/deve resolver uma solicitação?
Satisfação do fornecedor – talvez você preste um excelente serviço, mas isso está esgotando sua equipe e levando à exaustão?
Envolvimento do cliente – quanto suporte você deve fornecer por meio de bases de conhecimento e perguntas frequentes vs. do contato direto com o cliente?

Acompanhamentos

Se você desenhou suas escalas em papel pardo, pendure-as na área das suas equipes enquanto durar o projeto.

Se você usou um quadro branco, compartilhe uma imagem das suas escalas com sua equipe e com as partes interessadas. Depois, imprima-a e pendure-a na área da sua equipe. É bom capturar suas escalas como uma página do Confluence, mas não as deixe escondidas – mantenha-as fisicamente visíveis se for possível.

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