Funções e responsabilidades


Entender a colaboração de cada membro para a equipe e aprender o que todos precisam para serem bem-sucedidos.

E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

Saia por um momento da mente da sua equipe e pense sobre equipes desportivas. Em alguns esportes, está claro qual é a função de cada membro do time: em uma equipe de atletismo, os lançadores de peso devem ser ótimos em lançar pesos; em um time de futebol, a função de cada jogador pode ser identificada pela sua posição no campo.

Agora, imagine um jogo de basquete. Para olhos não treinados, é um monte de gente driblando, passando e lançando sem regras claras de quem faz o quê. Mas acredite: os jogadores sabem exatamente qual é o papel deles. Sem papéis claramente definidos e compreendidos, cada jogo viraria o caos e o desempenho desabaria no chão encerado.

Isso vale também para as equipes no trabalho.

Entender a responsabilidade de todas as pessoas inteligentes de sua equipe é ainda mais difícil. Saber a responsabilidade de cada um faz com que todos deixem de se preocupar com o que os outros estão (ou não estão) fazendo e ajuda a se concentrarem no trabalho. Use esta tática para saber as funções de todos de modo claro e para destacar quais funções faltam em sua equipe.

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Toda a equipe (ou pelo menos um representante de cada função na equipe).

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As funções e responsabilidades da equipe podem ser definidas e mapeadas para expor lacunas ou gargalos.
Pessoas

Todos os membros da equipe

Tempo de preparo

10 min

Tempo

60 min

Dificuldade

Moderada

A tática na prática

Definir funções e responsabilidade ajuda a levar sua equipe da "tempestade" à "normalidade", ou então ajuda equipes de baixo desempenho que perderam o jeito a recuperarem o fôlego.

MATERIAIS
PREPARAÇÃO

Reserve a sala com 10 minutos de antecedência. Garanta que todo o material esteja arrumado e pronto para ser usado. Desenhe uma tabela grande no quadro branco com as seguintes colunas:

  • Função
  • Responsabilidades (o que eu acho)
  • Responsabilidades (o que os outros acham)

Adicione uma seção na parte de baixo para registrar as responsabilidades não atribuídas.

 

Dica

Se estiver usando a tática de videoconferência, crie uma tabela na página do Confluence ou defina um painel no Trello.

ETAPA 1

Identifique as funções (5 min.)

Defina quais funções há na equipe (por exemplo, líder de equipe, desenvolvedor, designer, contador) e anote-as na seção "Funções" da tabela que você preparou. Não é preciso detalhar muito; se tiver um desenvolvedor de front-end e um de back-end na equipe, basta escrever "desenvolvedor" na tabela. (Se necessário, você pode dar mais detalhes durante a sessão.) 

Se possível, coloque as pessoas da mesma função sentadas próximas. 

ETAPA 2

Esclareça suas próprias responsabilidades (10 min.)

Pense nas 3 a 5 responsabilidade mais importantes da sua função. Escreva cada uma das responsabilidades em uma nota adesiva e classifique-as por ordem de prioridade.

ETAPA 3

Concentre-se nas responsabilidades dos colegas de equipe (5 minutos)

Para cada função identificada, escreva de 1 a 2 responsabilidades que você acredita que sejam prioridades delas.

Durante o brainstorming, você pode pensar nas responsabilidades que não têm um proprietário definido. Também anote essas responsabilidades e fale sobre elas quando o grupo estiver discutindo na etapa 5. 

ETAPA 4

[opcional] Refinar e consolidar (5 minutos)

(Faça essa etapa apenas se você tiver 3 ou mais pessoas com a mesma função.)

Ao mesmo tempo, na próxima etapa, converse com os colegas de equipe com funções semelhantes à sua e refine a lista de responsabilidades. Por exemplo, se houver cinco desenvolvedores na sala, eles devem criar uma lista única de responsabilidades de desenvolvedor.  

ETAPA 5

Discutir cada função (25 min.)

Para cada função, faça com que o(s) proprietário(s) dessa função descreva(m) o que acha(m) que é a função e coloque(m) as notas adesivas na coluna "o que eu acho" por ordem de prioridade. Caminhe pela sala para saber o que os outros pensam sobre o que é a função e faça com que coloquem suas notas adesivas na coluna "o que os outros acham". 

Em seguida, o proprietário da função "aceita" ou "recusa com educação" as responsabilidades apontadas pelos outros. Se recusarem, devem sugerir qual das funções querem ter. 

Provavelmente, você vai descobrir responsabilidades sem um proprietário encarregado. Anote-as na seção de "responsabilidades não atribuídas", na parte de baixo da tabela. Onde as responsabilidades coincidirem, não esqueça de definir quem é o proprietário principal (vs. quem é um colaborador ou um backup).

POR EXEMPLO…

Aqui temos um exemplo de tabela de uma de nossas equipes de desenvolvimento. 

ETAPA 6

Resuma e identifique as próximas etapas (5 min.)

Parabéns! Vocês fizeram um ótimo trabalho. Resuma as funções e suas responsabilidades para garantir que todos estão de acordo. 

Em seguida, encontre um proprietário para documentar e alguém para arranjar um jeito de preencher as lacunas identificadas.

Ainda não está pronto?

Se a ideia que sua empresa tem de "trabalho em equipe" é uma porcaria, aqui estão algumas ideias que podem ajudar.

Saiba mais

Variações

EQUIPES MULTIFUNCIONAIS

Se houver o mesmo número de funções diferentes e de membros da equipe, não deixe que cada um faça brainstorm de responsabilidades para cada função. Em vez disso, cada um deve identificar as responsabilidades da pessoa sentada à sua direita. 

Acompanhamentos

Escreva as descobertas e compartilhe com a equipe (e qualquer outra parte interessada).

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