Retrospectivas


Equipes de desenvolvimento ágil de software popularizaram as reuniões de retrospectiva, mas elas são ótimas para todas as equipes. Aqui está como executar retrospectivas básicas e como adaptá-las para adequação à sua equipe. Não perca as notas retrospectivas de exemplo da vida real abaixo da etapa 4!

E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

Já teve um daqueles sonhos em que você corre e corre, mas parece não sair do lugar? É muito fácil as equipes passarem pela mesma experiência: cometer os mesmos erros, agir da maneira como sempre agiram e trabalhar duro... mas não chegar a lugar algum.

A execução de projetos e a prestação de serviços possuem uma natureza cíclica. As equipes realmente excelentes são aquelas que saem do ciclo de vez em quando para refletir sobre o que fizeram nos últimos tempos e como isso funcionou. Equipadas com uma ou duas lições aprendidas, elas podem iterar seus processos e melhorar.

Retrospectives are a chance for the whole team to reflect on a project or period of work. The spirit should be of continuous improvement: a blame-free look back to capture actionable items that help everyone improve their work, their team, and working environment.

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Inclua a equipe central de projeto ou serviço e, talvez, um facilitador. Partes interessadas e outro pessoal auxiliar devem ficar de fora. 

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Qualquer equipe pode (e deve!) fazer reuniões retrospectivas – veja como.
Pessoas

4 a 8

Tempo de preparo

15 min

Tempo

30 min

Dificuldade

Fácil

A tática na prática

As equipes de projeto podem fazê-lo ao final de cada sprint ou com um espaçamento um pouco maior. Consulte o responsável em tempo integral para saber se há itens específicos que ele gostaria que você abordasse. As equipes de serviço podem consultar um supervisor ou diretor.

MATERIAIS
PREPARAÇÃO

Reserve uma sala de reuniões por, pelo menos, uma hora: 15 minutos para preparar, 30 minutos para a sessão e 15 minutos para tirar fotos e limpar.

Chegue 15 minutos antes do restante da equipe e leve todos os materiais indicados acima. Escreva os títulos: "O que fizemos bem?" e "O que deveríamos ter feito melhor?" no quadro branco.

Use o esquema retrospectivo para criar uma nova página do Confluence em seu espaço de projeto e use-o para registrar os resultados de sua sessão.

ETAPA 1

Prepare o cenário (5min)

Dê as boas-vindas aos participantes da reunião retrospectiva e estabeleça as regras do jogo:

  • Adote um espírito positivo de melhoria contínua e compartilhe tudo o que considerar que pode ajudar no aprimoramento da equipe.
  • Não torne pessoal e não leve para o lado pessoal.
  • Escute com a mente aberta e lembre-se de que a experiência de todos é válida (mesmo as que forem diferentes da sua).
  • Defina os limites da sua discussão: é o último sprint? O último trimestre? Desde o início do projeto? Deixe claro qual será o escopo da retrospectiva.
  • Incentive a equipe a abraçar a nova mentalidade de melhoria, evitando a culpabilização.
Dica profissional

Deixe outra pessoa que não o líder da equipe atuar como facilitador. Compartilhar a facilitação entre os membros da equipe manterá as retrospectivas novas, incentivará maior participação e revelará mais verdades inconvenientes.

ETAPA 2

O que foi bom? (10 min)

Inicie a sessão com uma observação positiva. Peça para cada membro da equipe usar notas adesivas verdes para anotar o que acredita que foi bom (uma ideia por nota adesiva). Conforme as pessoas colam suas notas no quadro branco, o facilitador deve agrupar ideias parecidas ou duplicadas.

Discuta brevemente as ideias em equipe.

ANTIPADRÃO

As discussões são dominadas por uma ou duas pessoas.

Esse é um sinal de que você pode precisar de um facilitador mais incisivo. Encontre uma oportunidade de interferir e pergunte o que um dos colegas de equipe menos participativos tem a dizer sobre o tópico.

ETAPA 3

O que precisa melhorar? (10 min)

Mesma estrutura que a acima, mas usando notas adesivas rosas ou vermelhas. Lembre a sua equipe de que o foco são ações e resultados, não pessoas específicas.

ETAPA 4

Próximas etapas (5 min)

Depois de identificar o que não foi tão bom, que ações concretas a equipe pode adotar para melhorar esses pontos? A sua equipe usa notas adesivas azuis para colocar as ideias no quadro. Agrupe-as e discuta em equipe, chegue a um acordo quanto as ações a serem tomadas, designe responsáveis e um prazo para CONCLUÍ-LAS.

Agradeça a todos pelo envolvimento e a sinceridade. Repasse rapidamente a lista de itens de acompanhamento, seus responsáveis e prazos.

ANTIPADRÃO

Suas ideias não estão levando a melhorias. 

Não deixe isso ser um ritual que não tenha um valor verdadeiro. Faça uma retrospectiva da retrospectiva! Garanta que ideias se transformem em tarefas e que essas tarefas sejam incorporadas aos seus sprints – não presuma que as pessoas possam simplesmente encaixá-las nas beiradas.

BANAL DEMAIS PARA O SEU GOSTO?

As etapas acima são para uma breve reunião retrospectiva de 30 minutos. Dependendo do escopo e da complexidade do trabalho, do tamanho da equipe e/ou do tempo desde a última retrospectiva, pode ser necessário expandir esse tempo para 1 hora, ou até 2 horas. Ajuste cada seção do workshop da maneira que julgar mais adequada.

Como alternativa, aqui estão algumas variações e elementos extras a experimentar.

MAPEAR OS ÚLTIMOS 2 MESES (10 MIN)

No quadro branco, trace uma linha do tempo abrangendo os últimos 2 meses. Então peça para os membros da equipe mencionarem eventos importantes: inícios de iteração/sprint, lançamentos, conquistas, descobertas ou qualquer outro elemento que tenha impactado o trabalho.

Faça essa atividade no início da reunião. Essa não apenas é uma ótima maneira de promover um sentimento coletivo de realização e solidariedade, como também ajuda a refrescar a memória de todos e prepara o cenário para o restante da retrospectiva.

O MODELO DAS QUATRO PERGUNTAS (20 MIN)

Substitua as atividades "o que funcionou bem" e "o que não funcionou bem" por um formato em quatro partes:

Do que você gostou?
O que estava faltando?
O que você aprendeu?
O que você espera para o futuro?

Essa variação funciona melhor em retrospectivas mais longas (45 a 60 min) em que é possível dedicar 5 minutos ou mais a cada questão.

TESTEMUNHAR (10 MIN)

Se o tempo permitir (e os membros da equipe estiverem dispostos), peça para cada participante falar sobre as dificuldades que estão enfrentando durante as atividades de "O que funcionou bem", "O que não funcionou bem" e "Próximas etapas". Isso ajuda a garantir que todos os membros da equipe contribuam igualmente (inclusive os menos participativos) e promove uma discussão ainda mais profunda.

RECONHECIMENTOS (5 MIN)

Reserve alguns minutos para deixar que os membros da equipe reconheçam as realizações uns dos outros desde a última retrospectiva e/ou agradeçam a ajuda recebida de um colega. Mantenha essa etapa breve e sincera. Algumas vezes poderá haver uma abundância de reconhecimentos, enquanto em outras, poderá haver poucos. Apenas navegue conforme a maré, não force.

Este deve ser um exercício estritamente entre colegas, permitindo a participação apenas dos membros da equipe no nível de colaborador individual. Pedimos que gerentes, mestres do Scrum, etc. fiquem em silêncio.

VOTAÇÃO COM PONTOS (5 MIN)

Se surgirem muitas ideias durante a atividade de "Próximas etapas", vote em que item de ação você priorizará no prazo imediato. Todos pegam um marcador e colocam pontos nas três ideias que gostariam de ver no topo da lista (não mais de um ponto por ideia, por favor!). Some os pontos, discuta os resultados com a sua equipe e selecione os responsáveis para os itens mais votados.

Observe que você também pode fazer isso imediatamente após a atividade "O que não funcionou bem" para identificar as três principais áreas para melhoria da equipe. Isso ajuda a conduzir a atividade de "Próximas etapas" e a mantê-la focada nessas áreas.

Para ver uma retrospectiva em ação, clique aqui.

Dica profissional

Use a variação "últimos 2 meses" para ajudar os novos membros da equipe a pegar o ritmo e contextualizar a retrospectiva atual.

POR EXEMPLO…

Aqui está uma retrospectiva que usou o modelo das quatro perguntas. 

CUIDADO

Tenha cuidado ao realizar a votação com pontos. Se você selecionar consistentemente as mesmas áreas retrospectiva após retrospectiva, pode ser que esteja tratando os sintomas, e não a causa.

Conseguiu?

Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.

Encontre seu Monitor de Saúde

Variações

EQUIPES DE LIDERANÇA

Faça uma retrospectiva depois da implantação de iniciativas importantes. Agende uma hora inteira e use esse tempo para focar não nas particularidades de como a iniciativa foi, mas em como vocês trabalharam juntos em equipe e como isso pode contribuir para o modo de trabalhar junto no futuro.

EQUIPES DE SERVIÇO

Enquanto as equipes geralmente estruturam seu trabalho em sprints de 2 semanas, você provavelmente terá um estilo de trabalho de fluxo contínuo do tipo Kanban. Faça suas retrospectivas a cada mês ou trimestre, conforme for adequado para a sua equipe.

Acompanhamentos

Capture todas as observações e fotos na página criada para a sessão, lembrando-se de listar o nome do responsável ao lado de cada item de ação. Se algum dos itens de ação tiver problemas no Jira correspondentes, inclua um link para eles na página para que seja fácil ver seu status. Salve a página e compartilhe-a com a sua equipe. 

Sempre conteste o valor das suas retrospectivas (você sabe, de uma maneira saudável e positiva). As tarefas de acompanhamento estão sendo concluídas ou esquecidas? Você está chegando à raiz dos problemas? Um conjunto diferente de atividades poderia ajudar a ir mais fundo? Há milhares de maneiras de usar esta tática: dê a sua cara a ela!

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