Pôster de projeto em ação
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O que é o pôster de projeto?
O Pôster de Projeto é uma ferramenta de planejamento de projetos que permite que a equipe pense sobre o problema que vocês estão tentando resolver, as possíveis soluções e qual vai ser o resultado ideal do projeto. Não é algo que é feito de uma só vez. Na verdade, este documento vai servir como uma visão geral do projeto e vai ser atualizado por você à medida que avança. Não interprete o nome “pôster do projeto” de maneira muito literal: ele não precisa ficar pendurado na parede. No entanto, deve estar bastante visível e à disposição para referência, como um pôster de verdade.
A tática na prática
Diferentemente das cartas do projeto, seu pôster do projeto é um documento vivo. Atualize-o enquanto explora o espaço do problema, contesta hipóteses, valida soluções, coleta feedback e faz correções de curso antes de avançar.
Instruções para executar esta tática
1. Preparação 15 min
O pôster é dividido em três partes para apoiar a evolução do projeto:
Espaço do problema – explique por que resolver este problema é importante para os clientes e para os negócios. Seja claro sobre os objetivos do projeto e possíveis soluções.
Validar hipóteses – Identifique riscos e falhas de conhecimento. O que você sabe e o que precisa descobrir?
Esteja pronto para executar – visualize a solução e execute um planejamento de projeto.
Os pôsteres do projeto são preenchidos durante várias sessões com a equipe, então, não se preocupe em fazer tudo de uma só vez. Na primeira sessão, foque em definir o problema e estabelecer as metas do projeto. Em seguida, compartilhe com os patrocinadores do projeto assim que possível para obter feedback, que vai ser incorporado em sessões futuras conforme o projeto se desenvolve.
COMO REALIZAR CADA SESSÃO
Agende 60 minutos com a sua equipe. Colete e compartilhe com antecedência informações relevantes (por exemplo, observações de testes do usuário, análises, feedback do cliente, pesquisa de mercado, etc.).
Comece a primeira sessão compartilhando o template de pôster de projeto com instruções. Em sessões futuras, você pode começar revisando (brevemente!) o que mudou no pôster.
Discuta as perguntas com a equipe, até concordarem, de modo geral, em cada uma, antes de avançar para a próxima. Se houver algum impasse ou os membros da equipe tiverem ideias muito diferentes, discuta por mais tempo e tente chegar a um consenso. Se não for possível, alguém da equipe vai precisar assumir uma tarefa de acompanhamento para coletar e compartilhar mais informações com a equipe inteira.
Por fim, o responsável pelo projeto em tempo integral (isto é, o gerente do projeto) ou patrocinador executivo pode precisar resolver diferenças de opinião apenas decidindo a direção a ser seguida.
Se você estiver fazendo um trabalho remoto com uma equipe grande, considere criar salas de reunião ou organizar várias reuniões iniciais com grupos menores para que todos tenham a chance de contribuir e fazer sua voz ser ouvida.
Ao trabalhar nas seções, faça um vínculo com outros artefatos do projeto que vieram de outras táticas que você pode realizar: DACI, Tela de experiências, Concessões, etc.
Dica profissional:
Os pôsteres do projeto são melhores para resolver problemas complexos ou aproveitar uma oportunidade com muitos fatores desconhecidos. Não se dê o trabalho de criar um pôster para projetos pequenos.
2. Espaço do problema 5 min
A seção "Espaço do problema" identifica o motivo para o projeto existir. Essa seção deve incluir apenas informações o suficiente para que alguém de fora da equipe possa entender porque você está considerando este projeto e quais são os objetivos dele.
Essa seção é chamada de “Espaço do problema”, mas você também deve apresentar as possíveis soluções para esse problema aqui.
É provável que você volte ao espaço do problema várias vezes antes de estar pronto para a execução. Conforme chega o feedback dos patrocinadores e das partes interessadas, as equipes muitas vezes descobrem que não estavam fazendo as perguntas certas ou que não atenderam às necessidades do cliente. Você também pode descobrir que as hipóteses não são muito precisas.
Quanto mais feedback você puder receber sobre o espaço do problema, melhor. Peça às partes interessadas, aos superiores e a qualquer outra pessoa que você ache que tenha boas ideias para deixar comentários direto no documento do Confluence do pôster do projeto. Dessa forma, você vai ter todos os pensamentos deles em um só lugar e vai ter um registro escrito para verificar à medida que progride.
Não se preocupe. É normal atualizar e alterar a seção de problemas do pôster do projeto com frequência. Volte para esta seção do pôster do projeto e retrabalhe as perguntas. (Quantas vezes forem necessárias). Da mesma forma, é provável que as possíveis soluções que a equipe vai apresentar sejam alteradas à medida que vocês pensam sobre o problema central.
3. Validação 20 MINUTOS
Definir o espaço do problema vai forçar você a fazer as suposições que precisam ser validadas para que a equipe e os patrocinadores estejam confiantes na solução. A princípio, essa seção do pôster se resume a uma lista de tarefas. Conforme o projeto avança e você registra os achados aqui, ele apresenta a visão geral do esforço de validação realizado e das evidências coletadas.
A pesquisa deve confirmar (ou contestar) a possível solução e sua prioridade relativa antes que você possa avançar. Se você não conseguir fazer isso, vai poder ser necessário revisitar o espaço do problema ou fazer um brainstorm para gerar mais soluções a considerar. Não desanime, pode levar semanas, ou até meses, para que projetos muito grandes sejam concluídos.
Conforme sua pesquisa avança, atualize esta seção com resumos do que você descobriu e links para documentações de apoio.
4. Pronto para começar 15 min
Esta seção vai estar vazia quando você criar o pôster do projeto pela primeira vez, mas você vai preenchê-la conforme chegar a conclusões quanto a qual solução buscar e definir uma visão idealizada do que você vai entregar e o que vai ser necessário para entregar.
Esta seção é onde o plano de projeto vai ganhar foco. Envolver vários membros da equipe com diferentes conjuntos de habilidades na fase de "pronto para começar" ajuda a capturar todos os aspectos do que vai ser entregue e a desenvolver a compreensão compartilhada fundamental.
Verifique se o pôster do projeto concluído (ou semiconcluído) está armazenado em um local central e que é de fácil acesso a todos os membros da equipe à medida que você começa a trabalhar. Este documento mostra o caminho do projeto, então garanta que ele pode ser visto por todos!
DICA PROFISSIONAL
Após a sessão, compartilhe as lições aprendidas com o maior número possível de colegas e amigos. Pergunte também o que eles aprenderam. É o presente que continua surpreendendo.
POR EXEMPLO…
Consulte um pôster do projeto criado pela equipe Confluence.
Acompanhamentos
Se o pôster do projeto não estiver concluído ao fim da sessão, agende uma sessão de acompanhamento com a equipe para continuar trabalhando nele. Também volte a se reunir com a equipe depois de obter feedbacks importantes das partes interessadas. Dependendo do tamanho do projeto, do número de metas do projeto ou da quantidade de partes interessadas que precisam dar feedback à equipe, talvez seja necessário agendar várias sessões de acompanhamento. E está tudo bem. É mais importante fazer as coisas do jeito certo do que com rapidez.
Variações
Equipes de liderança 10 min
Você está resolvendo problemas mais amplos com metas de projeto maiores e limites temporais mais longos. E quando você define uma abordagem, mais pessoas estão envolvidas na execução. Como você está definindo quais problemas vão ser priorizados na busca de uma solução, os Pôsteres do Projeto de liderança vão ser estratégicos ou visionários, em vez dos pôsteres mais táticos que uma equipe de projeto poderia criar. Tente usar uma abordagem mais abrangente para não se perder nos detalhes.
Use esta tática como parte do ciclo de planejamento anual ou de forma externa e reserve de 1,5 a 2 horas para ele. Pesquise com antecedência de modo individual para poder desenvolver melhor o pôster do projeto durante a sessão. Compartilhe o pôster com toda a empresa como um documento de estratégia de 12 meses.
Da equipe Atlassian, para você
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