Reunião de lançamento do projeto


Uma reunião de lançamento do projeto orienta sua equipe e faz com que as coisas fluam. Aqui estão as nossas atividades favoritas para inclusão (não perca a página da agenda de exemplo na etapa 1!).

E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

Nos melhores momentos, os projetos operam como máquinas bem lubrificadas. Nos piores momentos, parece a hora do rush nas grandes cidades: a sua equipe não consegue chegar a um acordo quanto à meta final, o projeto a toda hora trava porque você está esperando trabalho de outra equipe e, pelo amor de Deus, alguém pode, por favor, tomar uma decisão de uma vez?!

Embora a ideia de se reunir para lançar um projeto possa parecer chata, vale muito a pena — desde que isso seja feito da maneira certa. Se o resultado for um gerente repassando os tópicos em uma apresentação de slides enquanto a equipe finge não estar dormindo, você estará desperdiçando o tempo de todo mundo. Use essa hora para fazer toda a equipe falar.

Porém, há um detalhe: lançar um projeto "do jeito certo" é diferente para cada projeto. Assim, o Lançamento do Projeto é uma tática flexível e ajustável. Você vai encontrar um conjunto mínimo de atividades para incluir e muitas outras que podem ser misturadas e combinadas de acordo com as necessidades da sua equipe.

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Reúna toda a equipe de projeto. É mais fácil colocar todos em uma sala do que ir atrás de um monte de gente mais tarde.

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Uma pauta sólida para sua reunião de lançamento do projeto faz a sua equipe começar com o pé direito.
Pessoas

Toda a equipe

Tempo de preparo

15 min

Tempo

1h

Dificuldade

Moderada

A tática na prática

A reunião de lançamento do projeto é uma tática composta de outras táticas. Escolha um conjunto de atividades na seleção abaixo com base naquilo que seu projeto mais precisa para ser bem-sucedido.

MATERIAIS
PREPARAÇÃO

Divida o quadro branco em cinco seções ou pendure cinco folhas de papel pardo na parede para usar com as atividades centrais. Coloque os rótulos de "Declaração da visão", "Determinantes", "Escopo funcional", "Escopo não funcional" e "Partes interessadas". Prepare também uma folha de papel pardo com as escalas para a atividade de Seletores de concessões e reserve-a.

Em uma seção separada do quadro branco ou em uma folha de papel, anote a lista de atividades selecionadas. Isso servirá como a pauta da reunião de lançamento do projeto.

Dica profissional

Use esta tática quando estiver passando do modo de projeção para o modo de execução.

ETAPA 1

Prepare o cenário (5min)

Comece com o básico. Receba o grupo e agradeça a todos por dedicarem um tempo para estarem presentes. Percorra a pauta escolhida, mas não gaste tempo demais entrando em muitos detalhes sobre cada atividade.

Comece uma nova página no Confluence para capturar observações e fotos de cada uma das atividades. Preferencialmente, escolha alguém que não seja o proprietário do projeto para ser o redator designado.

Se você estiver fazendo a atividade de quebrar o gelo, mergulhe fundo agora. Caso contrário, comece a trabalhar nas atividades centrais. Então faça as atividades de misturar e combinar selecionadas conforme o tempo permitir.

Isso é tudo quanto ao formato. É feito para ser flexível. Consulte as atividades abaixo enquanto desenvolve a pauta. Incluímos alguns exemplos de pautas, mas o segredo desta tática é personalizar conforme as necessidades da sua equipe. Agora é com você, chefia!

POR EXEMPLO…

Ao fim da reunião de lançamento, sua página do Confluence deve ficar mais ou menos assim. 

ETAPA 2
Declaração da visão (10 min)

Resuma o valor e o objetivo do projeto em uma única frase (sim, uma só).

Peça para todos escreverem uma proposta de declaração da visão em uma nota adesiva (2 min). Peça para cada pessoa ler a própria frase em voz alta ao colá-la na parede (2 a 5 min). Consolide-as em uma declaração de visão unificada (3 a 6 min).

Pense sobre seu projeto pela visão dos clientes (que podem ser internos ou externos) e do problema que está tentando resolver. Também pense em soluções alternativas já implantadas e como a sua será melhor.

A frase final provavelmente terá um formato parecido com este:

"Para <cliente>, o <nome do projeto> oferece/soluciona <declaração do problema/solução>. Diferente do <concorrente/ponto de comparação>, ele <diferencial>."

Se não conseguirem chegar a um consenso sobre a declaração da visão em 10 minutos, usem a tática do Discurso de elevador logo após esta sessão.

Dirigentes (5 min)

Entenda por que o projeto faz sentido.

Peça para a equipe escrever em notas adesivas por que você está desenvolvendo esse projeto. Pense nele pela perspectiva das necessidades do cliente, da empresa e/ou da equipe interna.

Peça para todos colarem suas notas adesivas na parede, então agrupe as ideias parecidas. Leia cada nota adesiva e diga para a equipe se sentir à vontade para fazer comentários ou perguntas. Faça o melhor que puder para esclarecer qualquer dúvida ou imprecisão. Se não conseguir esclarecer tudo na hora, anote e continue depois da sessão. Você também pode continuar com a tática  Enquadramento do problema mais tarde.

DACI do projeto (5 min)

Descubra quem será o Dirigente, o Aprovador, os Colaboradores e o Informado padrão para decisões sobre o projeto.

Peça para todos dizerem quem eles acreditam que deve ocupar as funções D, A, C e I no que se refere às decisões mais importantes. Esses são seus padrões. Não tem problema modificar o DACI para decisões específicas conforme o projeto avança. 

Esclareça incertezas e discordâncias na medida que puder. Se conseguir um DACI concreto, ótimo. Se não, talvez você devesse usar a tática completa do DACI logo depois da sessão de Lançamento do projeto.

Escopo do projeto (15 min)

Faça uma leitura inicial do que está dentro e do que está fora do escopo.

De volta às notas adesivas! Peça para alguém anotar o que o grupo acha que deveria estar dentro e fora do escopo do projeto. Podem ser recursos, tarefas ou os problemas a serem resolvidos. Você provavelmente terá uma combinação dos dois, na verdade.

Percorra a sala e peça para todos discutirem suas ideias. Em seguida, coloque as notas adesivas nas áreas de escopo Funcional e Não funcional, conforme adequado. Mesmo depois da discussão, haverá algumas incertezas. Tome nota para retomá-las mais tarde na sessão.

Seletores de concessões (10 min)

Para que você possa tomar decisões menores de modo rápido e independente.

Consulte as instruções completas na tática Seletores de concessões. Não passe muito tempo discutindo e mudando os pontos de lugar. Considere o dia de hoje como uma avaliação rápida do quanto a sua equipe está perto do consenso. Se não estiver, useem seguida a tática completa de 30 minutos.

Linha do tempo do projeto (10 min)

Dê uma estimativa geral de quando entregará.

Trace uma linha do tempo horizontal. Rotule o ponto extremo esquerdo como "hoje" e deixe o ponto final à direita sem rótulo. Assinale as referências que vocês já conhecem. Por exemplo, teste inicial do usuário, traçados completos, implantação para clientes, etc. Em grupo, discutam quando atingirão essas referências e quais partes do projeto precisam ser concluídas para cada uma.

Lembre-se: isso é uma estimativa, não um juramento de sangue. Apresente suas melhores hipóteses, mas não se preocupe demais com a precisão agora.

Dica profissional

Inclua os membros da equipe com diferentes conjuntos de habilidades na fase "pronto para começar". Isso ajuda a registrar todos os aspectos do projeto e desenvolve uma compreensão compartilhada.

ETAPA 3

Misture e combine atividades

Se você acredita que as atividades principais são tudo o que seu projeto precisa, legal. Porém, se puder reservar um tempo, uma ou duas delas podem tornar a reunião de lançamento ainda mais bem-sucedida.

Quebrar o gelo (10 min)

Se essa equipe não tiver trabalhado em conjunto antes, simplifique. Todo mundo se apresenta e diz qual é sua função. Caso o lançamento enfatize um desafio específico, estabeleça como meta definir um tema que exija um pouco mais de trabalho mental.

Jornada Epic (30 min)

Reserve 10 minutos para uma análise inicial dos itens em nível epic do projeto, ou trace um fluxograma da jornada do usuário. Então, dedique 20 minutos para discutir cada parte. Faça perguntas como:

  • Quais personalidades do usuário estão envolvidas?
  • Em que ponto se encaixa na experiência do usuário?
  • Há outros fluxos de trabalho ou epics que dependem disso?
  • O que não está incluído?

 

Passo a passo da arquitetura (20 min)

Esta atividade é principalmente para projetos de software. Garanta que seu arquiteto esteja na sala e saiba que será o líder desta atividade.

Peça para o arquiteto esboçar de um modo geral como o sistema será. Dedique de 10 a 15 minutos para analisá-lo. O grupo deve sentir-se à vontade para fazer perguntas até que todos tenham entendido a visão do arquiteto.

Opcional: peça para todos apontarem os locais em que veem riscos, tanto na arquitetura quanto nas dependências apresentadas. Coloque-os no diagrama, deixando cada pessoa falar sobre suas ideias. Tome notas dessa atividade ou registre de alguma outra maneira!

Cronograma determinado por dependência (20 min)

Pegue todas as notas adesivas do exercício de Escopo e crie uma árvore de dependências, começando com o primeiro item do qual outros elementos dependem, incluindo tanto dependências acima quanto abaixo dele. Use uma cor diferente para trabalho de partes interessadas ou equipes externas.

Analise a árvore, anotando quaisquer prazos fixos ou expectativas preexistentes. Enquanto trabalha na árvore, garanta que todos entendam o que está definindo as datas.

Anote quaisquer riscos não cobertos para que você possa acompanhar com as equipes externas posteriormente.

Fatores de sucesso (10 min)

Peça para todos anotarem o que acreditam que tornará esse projeto um sucesso. Peça para a equipe apresentar suas ideias. Discuta como você mediria cada uma e atribua uma meta genérica para cada métrica.

ATAQUE (15 min)

Peça para cada um anotar os pontos para os itens a seguir em notas adesivas e colá-las na parede:

  • Riscos — eventos que poderiam acontecer e que afetariam a qualidade, o cronograma ou o custo do projeto (ou uma combinação).
  • Hipóteses – algo que é verdadeiro no momento e estabelece a base para um plano, mas qualquer alteração criaria um risco ou problema.
  • Problemas – algo que já aconteceu e afetou o projeto negativamente.
  • Dependências – algo que precisa ser feito ou fornecido, seja uma única vez ou regularmente, para que o projeto seja um sucesso.

Agrupe os pontos similares e discuta. Crie itens no Jira para quaisquer tarefas de acompanhamento que surgirem e coloque-as no plano do projeto.

Plano de comunicação (10 min)

Ninguém gosta de fazer reunião sobre reuniões, mas... descubra como será a comunicação da equipe. Que tipo de informação deve ser inserida nas páginas do Confluence? Você criará uma sala do Hipchat para que a equipe de projeto central possa usar? Você fará reuniões rápidas diárias? Ou verificações periódicas?

Com que frequência você fará uma sessão do Monitor de Saúde da equipe do projeto?

Se reuniões rápidas e outras reuniões regulares forem fazer parte do projeto, tente agendá-las imediatamente. É mais fácil quando você pode falar sobre quem pode ajustar quais partes da agenda.

POR EXEMPLO…

Aqui estão algumas questões e temas que gostaríamos de usar para a atividade Quebrar o gelo.

Conseguiu?

Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.

Encontre seu Monitor de Saúde

Variações

REPLAY DO LANÇAMENTO (30 min)

"Mais uma vez!..." 🎤

Quando o Lançamento do projeto for focado na parte interessada, é bom ter uma sessão de replay focada na equipe. Esse tipo de sessão é simples de realizar e pode ser muito rápido.

Recupere todo o papel pardo, fotos dos quadros brancos etc. da sessão original. Discuta detalhadamente como a sessão foi, pausando para perguntas e discussões conforme necessário. Isso deve trazer à tona alguns pontos que ainda não estão claros para a equipe. Decida sobre quais você precisa dar seguimento imediatamente e para quais você gostaria de adotar uma abordagem de esperar para ver.

Acompanhamentos

Entre as atividades centrais e as de misturar e combinar, você provavelmente tem algumas tarefas de acompanhamento distribuídas entre a equipe. Crie itens no Jira para acompanhar essas tarefas, porque assim é mais fácil saber quando está (ou não) havendo progresso.

Quer mais do Esquema Tático?

Escreva seu e-mail abaixo para ser o primeiro a saber quando a gente colocar novas táticas e Monitores de Saúde. 

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