Pré-mortem


Imagine todas as causas que poderiam arruinar seu projeto terrivelmente. Então descubra como prevenir esses problemas agora, enquanto ainda há tempo.

E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

Você chegou ao final do projeto. Foi uma jornada traiçoeira, resultando em um fracasso deplorável. Agora você faz parte de um "daqueles" projetos, condenado aos anais do folclore corporativo.

Ou talvez seu projeto tenha casualmente escorregado para a disfunção. Você avançou com dificuldade, ignorando sinais de aviso porque estava muito ocupado e não podia parar e prestar atenção neles. Agora, você gostaria que tivesse parado.

Não seria ótimo voltar no tempo e recomeçar, sabendo o que sabe agora? Bem, que pena. Você não pode. (Desculpe...) Mas pelo menos você saberá fazer uma análise pré-mortem na próxima vez.

Em uma análise pré-mortem, sua equipe viajará para um futuro hipotético em que seu projeto morreu e imaginará todas as maneiras como as coisas deram errado. Você também imaginará o projeto como um sucesso retumbante e os motivos para isso. Então planejará seus passos para evitar o ruim e realizar o bom.

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Traga sua equipe central, com certeza. Considere também convidar equipes parceiras (jurídico, suporte, marketing, segurança, etc.) para pensar além do que está na cabeça no momento. Você identificará mais tonalidades de riscos e oportunidades se tiver habilidades e experiências diversificadas na sala.

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Use pré-mortems para ajudar sua equipe a ver riscos e oportunidades.
Pessoas

6 a 12

Tempo

90 min

Dificuldade

Moderada

A tática na prática

Para a primeira metade do seu cérebro, encha o copo até estar meio vazio, chame seu cínico interno e não deixe de acordar com o pé esquerdo: você está prestes a imaginar seu próprio fim trágico.

Para a segunda metade do seu cérebro, use seus copos de cristal, o eterno otimismo e imagine gloriosos dias ensolarados.

MATERIAIS
  • Quadro branco ou papel pardo
  • Marcadores
  • Notas ou pontos adesivos
  • Temporizador
  • Galinha de borracha

 

PREPARAÇÃO

Venha para o pré-mortem preparado

Antes da sessão, desafie a sua equipe a afastar-se do trabalho diário e considerar o máximo de ângulos de risco que puder para que todos estejam preparados para contribuir. Peça para a sua equipe considerar questões como:

  • O que poderia nos atrasar ou nos fazer perder o prazo para o lançamento?
  • Com o que já estamos nervosos?
  • Onde você descobriu pontos cegos em projetos anteriores?
  • Com que rapidez podemos reagir quando algo dá errado?
  • Quem pode ser responsável por nossas maiores áreas de risco?

Pense também em que pontos podemos conseguir um resultado excepcional. Se o projeto acabar sendo um sucesso sem precedentes, como ele será?

ETAPA 1

Preparar o cenário (10 min)

Apresente o exercício pré-mortem como uma forma de prever uma desgraça iminente e encontrar oportunidades de sucesso que não foram consideradas antes.

Deixe sua imaginação voar, mas sem ir longe (demais). Garanta que todos entendam o escopo do projeto, pois esse será o propósito da discussão nos próximos 90 minutos. Se tiver um discurso de elevador, apresente-o como uma maneira de atualizar todos os membros sobre seus objetivos e medidas do sucesso.

Agora escolha uma data real no futuro. Pode ser alguns dias, semanas ou meses além da data de lançamento, dependendo do tamanho e da duração do projeto.

ETAPA 2

Copo meio cheio, copo meio vazio (20 min)

Divida as pessoas em dois grupos: a equipe do fracasso e a equipe de sucesso.

Equipe do fracasso

Façam um brainstorm com todas as causas que poderiam arruinar o projeto. Desfechos negativos de eventos, sinais de aviso ignorados, lentidão para decisões e hipóteses que se mostraram falsas. Anotem cada resultado catastrófico em notas adesivas, então alternem-se para colá-las no quadro branco ou na parede. Agora não é hora de ficar na defensiva ou ser indiferente. Incentivamos todas as profundezas da ruína e do desespero.

Quando todos tiverem compartilhado seus "desastres imaginários", agrupe as ideias similares em temas.

 

Equipe de sucesso

Façam um brainstorm de todas as maneiras como seu projeto poderia ser um sucesso. Vocês excederam as metas em quilômetros? Vocês obtiveram sucesso de maneiras que não esperavam? Carregar esse piano foi 100% fácil? Anotem tudo de que vocês têm orgulho, então alternem-se para colar as notas no quadro branco ou na parede.

Quando todos tiverem compartilhado suas vitórias imaginárias, agrupe as ideias similares em temas.

Dica profissional

Feche os olhos e imagine sua CEO liderando uma conferência de imprensa. Uma matilha de jornalistas famintos e clientes raivosos está à frente do seu prédio. O que ela diz?

ETAPA 3

Confrontem-se (10 min)

Peça para um membro de cada equipe resumir as ideias e os temas que surgirem.

Agora cada equipe pode desafiar a outra. Porém, faça perguntas provocativas, como "O que aconteceu para causar aquilo?" e "Por que não previmos isso?". Incitem uns aos outros a irem além e mais fundo para descobrirem mais riscos e oportunidades.

Antes de prosseguir, volte e veja o que capturou até o momento. Alguma inclusão de última hora? Ou ângulos que não foram considerados?

ETAPA 4

Vote (10 min)

Limite a três principais riscos ou oportunidades para o projeto. Cada um tem três votos e pode usá-los como quiser. É possível votar em muitas ideias ou colocar todos os três votos em um único risco perturbador.

Ao votar, considerem a probabilidade de cada resultado, seja positivo ou negativo. Foque nos resultados que você pode realmente influenciar. Não há problema em considerar riscos que estejam fora do seu controle (por exemplo, um meteoro gigante), mas esta sessão é sobre prevenção, e não sobre respostas.

ETAPA 5

Faça um plano (20 min)

Agora vamos fazer aquilo que fazemos melhor: resolver problemas. 

Voltem a se reunir em grupos. A equipe do fracasso tratará dos riscos mais votados, enquanto a equipe do sucesso lidará com as oportunidades mais votadas. Elaborem planos para prevenir os desastres e aproveitar as oportunidades de sucesso.

Peque por ser detalhista e tático. Declarações genéricas como "vamos conversar uns com os outros regularmente sobre bloqueadores" não são muito úteis. Pense como essa comunicação acontecerá: reuniões rápidas? Uma sala de bate-papo dedicada? De outra maneira?

Dica profissional

Troque os papéis. Faça a equipe do fracasso buscar oportunidades importantes e a equipe do sucesso descobrir como minimizar riscos importantes.

ETAPA 6

Atribua responsáveis e revise o plano (15 min)

Escolham um responsável para cada risco e oportunidade mais votado. Eles não precisam executar o plano por conta própria, mas são responsáveis por garantir que o plano não seja apenas um artigo de decoração.

Considere como os riscos, as oportunidades e os planos recém-definidos afetam o plano atual do projeto. Aviso: isso pode ser muuuito desagradável. Uma hora atrás, vocês acreditavam que o projeto estava indo muito bem. E agora, provavelmente, descobriram pelo menos um risco que muda o status atual do projeto para "fora dos trilhos". Em vez de se apavorarem, se parabenizem por terem detectado algumas minas terrestres antes de pisar nelas.

Antipadrão

Ignorar verdades inconvenientes. Enfrente-as e comece a trabalhar nelas. Pode ter certeza que as más notícias não melhoram com o tempo.

ETAPA 7

Capturar e compartilhar (5 min)

Vocês sabem claramente quais são os principais riscos e oportunidades e têm planos táticos com responsáveis claramente definidos.

O trabalho está pronto... ou quase.

Peguem as observações da sessão anterior e cheguem a um acordo sobre como incluí-las em conversas cotidianas. Vocês as analisarão em reuniões rápidas uma vez por semana? Colocarão em uma página do Confluence para compartilhar com as partes interessadas?

Antipadrão

Desabafar sem agir. Não saia se sentindo mais confiante apenas para sentir sua úlcera aumentando outra vez no dia seguinte. Comece a executar os planos táticos imediatamente.

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Variações

AUMENTE A APOSTA NOS RISCOS

Foque somente nos riscos e vá mais fundo. Faça um plano de prevenção para até 10 riscos principais.

Acompanhamentos

Garanta que seus planos sejam colocados em ação. Abra problemas no Jira para registrar tarefas separadas, definir lembretes na agenda, perguntar que progresso está sendo feito nas reuniões rápidas, etc. 

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