Projetos absurdamente complexos


Você recebeu a tarefa de gerenciar um projeto de software em que os produtos, as plataformas e as equipes multifuncionais se misturam. Confira os princípios e as práticas de que você precisa para desenvolver um projeto absurdamente complexo.

E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

Pediram para você liderar um projeto de tecnologia supercomplexo e muito importante para sua empresa. Ele está fazendo o CEO perder o sono e provavelmente envolve um ou mais dos seguintes itens:

  • integração de uma plataforma ou componente compartilhado em vários produtos
  • colaboração entre várias equipes ou departamentos (alguns que nunca trabalharam juntos antes)
  • risco técnico significativo
  • muitas dependências entre equipes diferentes
  • equipes em vários fusos horários
  • um cronograma agressivo
  • exame minucioso pelas partes interessadas seniores

Parabéns por ter sob sua responsabilidade um projeto de grande visibilidade e grande escala. Você está em território raro — só os corajosos ousam entrar e apenas os ligeiramente loucos saem vivos. A situação pede uma tática com um toque de improviso!

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Como gerente de projeto, leia esta tática de forma independente e, em seguida, remodele seus planos de projeto com foco nas coisas que realmente importam.

Em seguida, discuta-o com o patrocinador do projeto e as partes interessadas (para que elas saibam que você quer vencer).

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Certos projetos de software são tão complexos que você acha que foi uma brincadeira. Veja como lidar com eles.
Pessoas

1

Tempo

60 min

Dificuldade

Alta

A tática na prática

Reserve uma hora e prepare-se para ir além do gerenciamento de projetos padrão, abrace o desafio e esteja pronto para vencer!

MATERIAIS
  • Seus planos existentes
  • Caneta vermelha
  • Otimismo
PRINCÍPIO 1

Colaboração consciente

Planeje na mesma sala — cada equipe do projeto deve fazer parte do processo de planejamento e, literalmente, estar na sala. Os custos de viagem não são nada em comparação com o custo de criar uma coisa errada.

Estabeleça as regras de compromisso no início — responda a perguntas como "As equipes da plataforma farão o trabalho de integração?" e "Como vamos integrar equipes como marketing, suporte e operações?"

Estimule as equipes entre si — transferências, rodízios, equipes incorporadas ou mesmo equipes combinadas são formas efetivas de reduzir o risco e resolver logo as coisas. A empatia e a confiança que elas inspiram também não faz mal a ninguém.

Planeje a implantação, a migração e/ou a adoção — sempre se lembre de como você quer entregar o projeto para os clientes. Compartilhe seus planos com a equipe e as partes interessadas e atualize-os sempre que necessário. Ganhe pontos bônus se fizer uma simulação de implementação para testar e ganhar confiança.

Ajude e recompense a conformidade — haverá problemas para resolver e correções para fazer. Se você estiver criando um serviço de plataforma, economize um pouco de largura de banda para ajudar as primeiras equipes relativas ao produto a adotá-lo.

Conteste o organograma — reúna equipes de toda a empresa pela duração do projeto dentro de uma organização de projeto dedicada.

Assim, você evitará…

  • Desperdício de tempo tentando realinhar roteiros e prioridades entre equipes
  • Encaixar equipes adicionais após a conclusão dos planos
  • Reuniões improdutivas
  • Tomada de decisão extremamente prolongada
  • Dúvidas sobre o funcionamento da plataforma
Você sabe que está funcionando quando…
  • As equipes confiam umas nas outras
  • As metas e os roteiros das equipes se alinham
  • Os modelos de engajamento e planos de recursos entre as equipes são entendidos com clareza
PRINCÍPIO 2

Compreensão compartilhada

Esclareça o "porquê" e "o quê" — definam metas coletivamente como uma equipe de equipes para que vocês estejam alinhados. Sempre que possível, as equipes da plataforma devem propor iniciativas em termos de valor de negócios para que possam ser facilmente priorizadas em relação às iniciativas de produtos.

Torne o escopo e o progresso visíveis — compartilhe seu roteiro e mantenha-o atualizado. Proativamente, informe sua equipe sobre mudanças no escopo e/ou cronogramas (haverá muitos).

 

Assim, você evitará…

  • Que equipes não abracem o projeto
  • Decisões demoradas ou erros em discussões com dilemas
  • Recursos insuficientes para o escopo acordado
  • Problemas de coordenação do dia a dia, como trabalho desperdiçado ou esforço duplicado
Você sabe que está funcionando quando…
  • Todos da equipe conhecem o discurso de elevador de cor
  • As equipes usam o seu pôster de projeto como referência para verificar se estão no caminho certo
  • As sessões no Monitor de Saúde estão em verde
  • Revisões de planos compartilhados acontecem com frequência e facilmente
PRINCÍPIO 3

Assim, você evitará…

  • Membros da equipe sem saber o que fazer
  • Criar gargalos de modo geral
  • Serviço malfeito
  • Patrocinadores irritados que não receberam atualizações sobre as mudanças no escopo ou no tempo
Você sabe que está funcionando quando…
  • As decisões são tomadas rapidamente
  • As partes interessadas sabem quem contatar quando têm dúvidas
  • O responsável em tempo integral comunica as atualizações a cada semana
  • Entregas são realizadas no prazo
     
PRINCÍPIO 4

Confiança

Recrute as pessoas certas — reúna seus melhores comunicadores, integradores, aqueles que rapidamente criam confiança e têm uma atitude positiva. Você precisa de pessoas com um alto grau de atenção aos detalhes e à urgência.

Troque segredos comerciais — incentive as equipes da plataforma a aproveitar o rico conhecimento das equipes de produto sobre seus clientes. Faça com que as equipes de produtos acelerem o trabalho na plataforma por meio de almoços informais, blogs internos, encontros no almoço, etc.

Estimule — procure uma vitória rápida compartilhada no início para animar a equipe e consolidar a confiança das equipes entre si. Não se esqueça, é claro, de realizar as sessões do Monitor de Saúde todos os meses.

 

Assim, você evitará…

  • Obstáculos frequentes e promessas não cumpridas
  • Solução de problemas sem inspiração
  • Desmotivação
Você sabe que está funcionando quando…
  • As equipes gostam de trabalhar umas com as outras
  • As metas são celebradas e comunicadas em conjunto
  • Questões interpessoais ou de colaboração são discutidas abertamente e resolvidas rapidamente
     
PRINCÍPIO 5

Metas compartilhadas

Acompanhe seu progresso — compartilhe a linha do tempo do projeto e use-a como a única fonte de verdade. Mantenha-a atualizada para refletir a realidade, mesmo que, para isso, você precise fazer ajustes semanais. Isso com certeza acontecerá.

Faça lançamentos (e comemore) aos poucos — recrute membros da equipe do projeto para atuar como "torcedores" que ajudam a manter a velocidade e o ânimo elevados.

Qualidade própria — lembre-se de reservar um tempo para a integração e os testes no plano e garanta que a definição de "concluído" seja acordada e documentada.

 

Assim, você evitará…

  • Surpresas durante o teste
  • Progresso lento (ou nenhum)
  • Datas de entrega e resultados desalinhados
Você sabe que está funcionando quando…
  • As partes interessadas estão encantadas pelo seu progresso constante
  • Os clientes começam a colher os benefícios bem antes de o projeto estar completo
  • A plataforma está ajudando na situação muito mais rápido do que o esperado e com pouca sobrecarga
PRINCÍPIO 6

Decisões eficazes

Seja atencioso — considere as implicações de longo e curto prazo. Defina com cuidado quem deve tomar a decisão. Não pressuponha que o responsável em tempo integral ou o patrocinador executivo é o mais adequado.

Otimize a eficiência — use a tática Seletores de concessões para que as pessoas e as equipes se sintam capazes de tomar decisões cotidianas de forma autônoma. Para decisões importantes, utilize a estrutura do DACI .

Organize e comunique — estabeleça um registro de decisão para acompanhar o que está sendo (ou foi) decidido e consulte-o em seus comunicados semanais sobre o projeto.

 

Assim, você evitará…

  • Que as equipes fiquem mais inseguras com as decisões que tomam devido à grande quantidade de informações ocultas
  • Considerar uma solução ou cronograma com base em informações desatualizadas ou incorretas
  • Revisões e comunicação da mesma decisão várias vezes
Você sabe que está funcionando quando…
  • As decisões são tomadas rapidamente
  • Diferentes opiniões são ouvidas antes de aceitar uma única decisão
  • As decisões não estão sendo reabertas ou contestadas
PRINCÍPIO 7

Gerencie dependências

Antecipe gargalos — faça uma tabela ou um diagrama que mapeie em quem sua equipe confia e quem depende de sua equipe.

Acompanhe e monitore — designe um responsável de cada lado para cuidar de cada dependência. Lembre-se de que os responsáveis pelas dependências devem entender e comunicar o impacto das mudanças a todas as equipes de elaboração e transformação.

Assim, você evitará…

  • Atrasos posteriores e metas perdidas
  • Frustração, agitação e ansiedade geral
Você sabe que está funcionando quando…
  • Você tem uma maneira concisa, abrangente e autônoma para acompanhar as dependências
  • Você pode visualizar as dependências em um mapa ou gráfico
PRINCÍPIO 8

Comunicar, adaptar, comemorar!

Crie um plano de comunicação compartilhado — semanalmente: reunião presencial para atualizações gerais do projeto. Quinzenalmente: demonstrações, atualizações de status para as partes interessadas. Mensalmente: Monitores de saúde, projeto com a participação de todos. Ou algo assim. Conte com seus gerentes de engenharia, gerentes de projeto e arquitetos para ajudar a se comunicar.

Aproveite ao máximo as reuniões do projeto — abra espaço para uma sessão de demonstração ou resolução de problemas de 10 minutos nas reuniões semanais para manter a equipe motivada.

Faça um tête-à-tête — reúna-se semanalmente ou quinzenalmente com o líder da equipe e o gerente de produtos de cada fluxo de trabalho para verificar o progresso em relação ao seu cronograma, identificar alterações ao cronograma, discutir novos riscos ou problemas e falar sobre o ânimo da equipe.

Esteja disponível — estabeleça uma HipChat room ou página do Confluence como seu fórum para perguntas e respostas e/ou problemas de encaminhamento.

Comemore até as pequenas vitórias — elas se tornarão grandes vitórias mais rápido do que você imagina!

 

Assim, você evitará…

  • Que membros da equipe percam de vista o panorama geral
  • Desmotivação e alto esgotamento
  • Reuniões improdutivas, sem foco
  • Partes interessadas se sentindo surpreendidas por mudanças de status, riscos, datas de metas, etc.

 

Você sabe que está funcionando quando…
  • As partes interessadas aguardam receber suas atualizações de status
  • Os membros da equipe estão cientes do panorama geral
  • O ritmo acelera e fica desenfreado

Conseguiu?

Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.

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Dica profissional

  • Compartilhe a lista das pessoas interessadas amplamente para que todos saibam quem é quem.
  • Resista à tentação de reconciliar planos independentes existentes — é muito melhor começar do zero e criar um plano integrado que envolva todas as equipes.
  • Além do planejamento inicial, lembre-se de planejar novamente juntos continuamente durante o projeto.
  • Não se sinta preso pelo organograma — conteste-o e junte as equipes.
  • Limite o número de projetos de múltiplos produtos em que cada equipe está trabalhando.
  • Verifique se todas as equipes estão reservando um tempo nos cronogramas especificamente para períodos fora do projeto (por exemplo, conferências, licenças, eventos da empresa, outras reuniões, etc.).

Acompanhamentos

Você provavelmente já reconheceu algumas falhas em seus planos de projeto e tem ideia de como mudará sua abordagem.

O segredo aqui, no entanto, não é acrescentar mais trabalho.

Cancele atividades ou reuniões que não agregam valor e reutilize esse tempo para as atividades que você escolheu.

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