Confiança na demonstração


Quando as equipes de projeto e liderança chegam a um acordo no início, isso ajuda todos a sentirem-se mais confiantes de que o trabalho que está sendo feito é importante para o cliente e faz parte de uma estratégia mais ampla.

E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

Imagine isto... Sua equipe está mergulhada em um projeto. Vocês terminaram a pesquisa. Vocês definiram o escopo. Vocês estão trabalhando, gerando resultados a torto e a direito. Então a chefe do departamento larga uma bomba. "Muito meticuloso", ela diz, "Mas o conceito central não corresponde à estratégia geral".

Disfarce o frio na barriga.

Todo projeto tem seus altos e baixos, mas poucas coisas são piores do que enxergar a linha de chegada… e descobrir que você estava trilhando o caminho errado. Para ter certeza, há um equilíbrio a alcançar entre avançar rápido e avançar com confiança. Aqui entra a Confiança na demonstração.

"Por que 'demonstrar'?", você pergunta. Queremos que nossas equipes sejam incríveis em contar uma história verossímil e percorrer a jornada completa. A combinação ajuda as equipes a aperfeiçoar as ideias e garantir que elas estejam resolvendo o problema certo na hora certa.

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Os Grupos de demonstração devem incluir líderes que entendam o panorama mais amplo e membros da equipe de projeto que entendam os detalhes da própria área de foco. Porém, mantenha-os enxutos.

  • Equipe de projeto: responsável ou líder de projeto em tempo integral mais um colaborador
  • Quadro de liderança: o aprovador do projeto mais 1 ou 2 partes interessadas

Especificamente para projetos de software, deve haver um representante de gestão, engenharia e design de produto, tanto no nível de projeto quanto no nível de liderança (para um total de seis participantes).

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Pessoas

4 a 6

Tempo de preparo

30 min

Tempo

60 min

Dificuldade

Moderada

A tática na prática

Não desperdice o tempo da equipe de liderança usando a confiança na demonstração para fazer perguntas abertas sobre a direção. Apresente sua melhor ideia e dê à equipe a oportunidade de contestá-la. Não deixe de enviar uma pauta e qualquer material de apoio com um dia de antecedência.

MATERIAIS
  • Notebook
  • Tela de exibição grande
  • Quadro branco
PREPARAÇÃO

Faça seu dever de casa (30 min)

EQUIPE DE PROJETO

Agende uma sessão de 1 hora e confirme que todos poderão permanecer durante todo o período. Mantenha a pauta concisa, colocando os itens mais importantes a discutir no topo da lista. Seja claro quanto ao tipo de feedback que está buscando para que a sessão não perca o foco.

Vincule ou integre todas as personagens, mapas da jornada, desenhos, protótipos etc. à página da pauta. Porém, não sobrecarregue a equipe de liderança com todos os mínimos detalhes. Se estiver usando um pôster do projeto, ele deve estar atualizado. Lembre-se: ele deve ser sua única fonte da verdade!

Não desperdice tempo criando uma apresentação em slides para reuniões de demonstração de confiança. As maquetes, os desenhos, os mapas da jornada, os protótipos, os pôsteres do projeto, etc. que sua equipe usa diariamente são suficientes. Mantenha-os sem refinamento e autênticos.

EQUIPE DE LIDERANÇA

Leia a pauta com antecedência e revise todos os materiais vinculados com os quais você não esteja familiarizado. Anote todas as questões ou preocupações específicas que gostaria de tratar na sessão.

POR EXEMPLO…

Não é surpresa para ninguém que nós usamos o Confluence para detalhar a pauta.

ETAPA 1

Prepare o cenário (5min)

Saiba claramente em que ponto você está no ciclo de vida do projeto. Explorando um novo conceito? Iterando com base em algo novo que você aprendeu ao executar o projeto?

Revise a pauta e esteja aberto a ajustá-la. Falta algum item ou mais que deveriam ter prioridade mais alta? Não tenha medo de remover um item da pauta se todos na sala já estiverem à vontade com essa faceta do projeto!

ETAPA 2

Demonstrar, discutir, decidir (50 min)

EQUIPE DE PROJETO

Demonstre o que você está elaborando ou já está executando. Pode ser uma estratégia, uma funcionalidade do projeto ou um novo programa: qualquer item consumível por clientes internos ou externos. O principal objetivo desta sessão é mostrar (sim: de fato mostrar fisicamente usando protótipos, mapas da jornada etc.) o que você pretende criar, então resista à tentação de discutir montes de informações. Depois de ter compartilhado o panorama geral e a jornada completa, demonstre como você dividirá isso em produtos incrementais que agreguem valor ao cliente.

Mostre que você entende por que isso é importante para os negócios e/ou positivo para o cliente também. Qual é o benefício? Quais são as concessões que você está fazendo? Como a experiência do cliente será afetada?

QUADRO DE LIDERANÇA

Questione e conteste a demonstração enquanto dá orientação e feedback suficientes para manter o projeto no caminho certo. O projeto está alinhado às estratégias mais amplas? O conceito está claro e é direto?

Também esteja atento à sobreposição a outras equipes e projetos. Há equipes ou pessoas que devem se manter informadas? Locais em que diferentes equipes de projetos possam se juntar para matar dois coelhos com uma cajadada só? Áreas em que duas equipes de projetos possam estar fazendo esforço dobrado?

GRUPO INTEIRO

Tome uma decisão quanto a qualquer correção de curso de alto nível com base na discussão. Porém, não se perca em detalhes — deixe isso para o Debate ou discussões mais profundas entre a equipe de projeto.

ANTIPADRÃO

Você demonstra um trabalho quase concluído ou um protótipo de alta fidelidade.

Este é um sinal de que você deveria ter usado a tática de confiança na demonstração mais cedo. Mesmo assim, use — "antes tarde do que nunca". Mas saiba que incorporar o feedback do painel da liderança ao seu projeto pode significar ter que refazer muito do que já foi feito, resultando em um cronograma mais longo ou em um escopo menor para o projeto.

ETAPA 3

Dar um voto de confiança (5 min)

Todos classificam sua confiança no projeto com base no trabalho compartilhado e nas decisões tomadas. Uma escala de 1–4 funciona bem porque força as pessoas a manifestarem uma opinião de verdade, em vez de saírem pela tangente com uma classificação em cima do muro.

Se houver tempo, peça para cada pessoa explicar brevemente sua classificação para que a equipe de projeto entenda melhor o que já dominou e no que precisa continuar trabalhando.

ENCERRAMENTO

Registre quaisquer itens de acompanhamento na página da pauta ou no pôster do projeto. Opcionalmente, agende outra sessão em 2 a 4 semanas, dependendo do escopo do projeto.

QUANDO PARAR DE REALIZAR A CONFIANÇA NA DEMONSTRAÇÃO

Faça uma pausa periódica nas sessões até estar pronto para realizar o que demonstrou. Se o nível de confiança do grupo estiver alto depois da primeira sessão, talvez outras não sejam necessárias.

Você saberá que está pronto para colocar em prática quando...

  • O pôster do projeto estiver concluído e o conselho de liderança concordar com o conteúdo.
  • A jornada completa estiver acordada e dividida em incrementos a serem entregues.
  • Os participantes da demonstração estiverem confiantes na experiência do cliente e em como ela se encaixa no panorama geral.
  • Os critérios do sucesso estiverem definidos.

Se esses elementos estiverem ausentes, pergunte o que mais você precisa saber ou fazer para conquistar a confiança. Algo está faltando? Um experimento deve ser feito? Mais pesquisa do usuário?

Quando todos esses elementos tiverem sido estabelecidos, passe para o modo de execução e use a tática de Debate com a sua equipe de projeto conforme necessário. Se o projeto envolver muitos riscos ou incertezas, pense em manter a confiança na demonstração ativa para que a equipe de liderança possa continuar orientando você conforme novos contratempos aparecerem.

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Acompanhamentos

EQUIPE DE PROJETO

Consulte o feedback do quadro de liderança e uma lista dos itens de acompanhamento e use a tática de Debate conforme necessário.

QUADRO DE LIDERANÇA

Compartilhe suas observações e feedback detalhado na página de pauta. É fundamental compartilhar o que não foi dito. Nem sempre há tempo ou oportunidade para falar sobre tudo durante a sessão.

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