DACI


A estrutura DACI ajuda você a tomar decisões em grupo de forma mais eficiente e eficaz. Leia as instruções (e não perca o exemplo da vida real na etapa 4!).

E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

Se você alguma vez já se viu parado em frente a sua confeitaria preferida atormentado pela dúvida de pedir um brigadeiro ou um quindim, então você conhece esta verdade universal: é difícil tomar uma decisão.

Decisões no trabalho são ainda mais difíceis porque o risco parece maior. Então você acrescenta a opinião dos colegas, das partes interessadas, dos clientes e do seu chefe na equação... céus!

Se não abordarmos as decisões sobre nossos projetos com urgência, eles ficarão empacados, porque ninguém está tomando as decisões necessárias. E se não concordarmos quanto a qual será a decisão, acabaremos voltando a cada uma várias e várias vezes, o que retardará ainda mais nosso progresso.

Ao esclarecer com antecedência quem desempenha qual função em cada decisão, temos uma chance melhor de tomar as decisões certas na hora certa – como escolher o quindim, que é a escolha certa sempre.

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Reúna todo o grupo para este. 

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Pessoas

4 a 8

Tempo de preparo

15 min

Tempo

Varia

Dificuldade

Moderada

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A tática na prática

O DACI serve para dar estrutura à tomada de decisões em grupo. Portanto, primeiro estude esta tática minuciosamente para ter certeza de que entendeu a estrutura.

 

MATERIAIS
MAS PRIMEIRO, ISTO
O QUE SIGNIFICA "DACI"?
  • D = Driver. The one person responsible for corralling stakeholders, collating all the necessary information and getting a decision made by the agreed date. This may or may not be the project's full-time owner, depending on the decision.
  • A = Aprovador. A pessoa que toma a decisão.
  • C = Colaboradores. Têm o conhecimento ou a experiência que pode influenciar na decisão, ou seja, têm voz, mas não voto.
  • I = Informados. Eles são informados da decisão final.

O DACI só funcionará se todos no grupo se unirem em apoio às decisões quando elas forem tomadas, mesmo que não concordem. Sem a disposição de compartilhar preocupações e confiança de que elas serão consideradas, sua equipe se verá atolada em um lamaçal de debates circulares e inação. Os membros da equipe podem, inclusive, buscar sua opção preferida às escondidas na esperança de que a decisão oficial seja um fracasso. Garanta que todos estejam preparados para comprometerem-se de corpo e alma com qualquer decisão que seja tomada para que você não tenha que ouvir papo-furado depois.

"ISSO PRECISA DE UMA DACI?"

É uma pergunta que muitas vezes nos pegamos fazendo.

Ao considerar se uma decisão em grupo precisa do tratamento DACI total, leve em conta a ocasião e o impacto. Decisões que afetam o trabalho de várias pessoas no projeto (por exemplo, "Onde devemos fazer nossa conferência do usuário no próximo ano?") provavelmente precisam de um DACI. Decisões isoladas menores (por exemplo, "Qual será a hashtag de mídia social da conferência?") não precisam.

ETAPA 1

Crie uma página para rastrear sua decisão (5 min)

A maioria dos projetos se beneficia ao documentar o que está sendo considerado, pesquisas relevantes, concessões, recomendações, etc. Isso facilita para que a equipe central dê feedback sobre opções e ajuda as partes interessadas a entender a decisão final.

Abra uma nova página no Confluence (ou sua ferramenta de documentação preferida) e insira uma grade 2x4 no alto. Outra opção é criar a página usando o Modelo de DACI para o Confluence. Rotule as linhas na coluna esquerda como Dirigente, Aprovador, Colaboradores, Informados. Vocês adicionarão mais a essa página nos próximos dias/semanas conforme trabalharem na decisão.

Não é um usuário do Confluence? Não se preocupe. Faça o download do modelo de DACI no formato PDF. 

Dica profissional

Criar sua página de DACI é muito simples usando o Modelo de DACI para Confluence.

ETAPA 2

Definir funções para a decisão em grupo (10 min)

Quem é o dirigente?

Cheguem a um acordo de uma pessoa por decisão. Ela não necessariamente conduzirá todo o projeto, apenas aquela decisão.

Quem é o aprovador?

Novamente, uma pessoa por decisão.

Quem são os colaboradores?

Pode haver várias pessoas por decisão e até mesmo incluir alguém de fora da equipe central. Qualquer um com conhecimento ou experiência relevante é válido.

Quem deve ser informado?

Qualquer um que seja afetado diretamente pela decisão. Observe que pode incluir pessoas de fora da equipe central.

Faça perguntas do tipo "Se o dirigente estiver ausente, a quem eles devem delegar?" e "Temos pessoas demais que precisam ser consultadas?". Ajuste seu DACI de acordo.

Não está convencido?

Se não tiver certeza se o DACI é o que você precisa, confira este post de uma equipe de desenvolvimento da Atlassian com suas dicas favoritas para tomada de decisões do grupo. 

ETAPA 3

Crie seu plano de ataque (15 min)

Pense em todas as informações que você precisa coletar para tomar a decisão. Se não estiver usando o modelo de DACI para o Confluence, marque as seções a seguir na sua página. Você não precisa preenchê-las agora, mas sinta-se à vontade para adicionar observações em cada uma.

  • Prazo – o prazo para tomar a decisão.
  • Contexto – o motivo pelo qual essa decisão é necessária.
  • Estado atual – onde você está no momento.
  • Dados de apoio – a pesquisa que você fez para tomar uma decisão bem informada.
  • Opções consideradas – uma tabela com uma coluna para cada opção em que você pode resumir os prós e contras, os riscos, as concessões, o custo ou o esforço estimado, etc.
  • Recomendações – opiniões dos seus colaboradores.
  • Perguntas frequentes – um lugar para responder a perguntas frequentes (ou previstas).
  • Referências – uma lista de links para material de referência, junto com uma breve descrição do motivo pelo qual são relevantes.
  • Itens de ação – uma lista de tarefas ou acompanhamentos relacionados à decisão.
  • Resultado – um espaço para marcar a opção que você escolher no fim das contas.
ETAPA 4

Envolva sua equipe

Circule a página entre os membros da sua equipe, pedindo feedback e contribuições. Se precisar de pessoas específicas para ajudar a preencher seções específicas da página, agora é a hora de informá-las.

Se você sentir, em algum momento, que vocês estão empacados ou andando em círculos, reúna o dirigente e os colaboradores em uma sala. Se vocês estiverem perto de bater o martelo, pode ser útil incluir o aprovador também. Deixe as pessoas apresentarem suas preocupações, recomendações, ideias de outras opções a considerar, etc. Uma hora de reunião presencial pode economizar dias de comentários (ou, pior ainda: e-mails) e colocar a decisão de volta nos trilhos.

...então respire fundo! A tática DACI pode ser estressante, mais ainda se as decisões forem controversas ou tiverem alta carga política. Você acaba de prestar um grande serviço à sua equipe reservando um tempo para estabelecer uma estrutura de tomada de decisão em grupo clara com a qual trabalhar.

POR EXEMPLO…

Aqui está a página do DACI que nossa equipe do Cloud usou ao decidir se adicionaria suporte a mais idiomas. 

Ainda não está pronto?

Obtenha as informações com uma equipe de desenvolvimento da Atlassian que usa DACI, entre outras técnicas legais, para enfrentar as decisões mais difíceis. 

Saiba mais

Variações

EQUIPES DE SERVIÇO

No contexto de prestar serviços como suporte de desktop ou recrutamento, uma matriz de DACIs ajuda os membros da equipe de serviço da linha de frente a entender quais decisões eles podem tomar de modo independente e quando devem envolver os colegas ou um gerente. Observe que não é necessária toda a página de decisão descrita acima para cada decisão na sua matriz. Uma breve descrição, mais os D, A, Cs e Is para cada cenário costumam ser suficientes.

Crie uma matriz de DACI por serviço (em vez de por projeto). Pense no material produzido como um conjunto de caminhos de escalonamento e procedimentos para comunicar informações depois que as decisões independentes forem tomadas.

Uma matriz de DACI da equipe de serviço é relativamente estática, mas não é imutável. Revise e analise o DACI anualmente para serviços estabelecidos e estáveis. Para novas equipes de serviço, gostamos de revisar o DACI a cada trimestre ou semestre no primeiro ano.

Acompanhamentos

REGISTRO DA DECISÃO

Opcional. Iniciativas maiores que afetam vários grupos ou departamentos (de olho em vocês, equipes de liderança!) costumam se beneficiar de uma página de registro da decisão. Serve como um portal que torna fácil para os membros da equipe e as partes interessadas acessar informações detalhadas sobre cada decisão.

No seu registro de decisão, inclua um breve resumo do projeto (como o discurso de elevador). Abaixo, coloque um link para a página que detalha cada decisão. Também anote o status de cada decisão, o nível de impacto, o condutor, o aprovador e o prazo. Você também pode incluir uma legenda definindo termos importantes, por exemplo: o que significa exatamente quando uma decisão é classificada como "de alto impacto"?.

Quer mais do Esquema Tático?

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