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Próximo nível das atividades de gerenciamento de projetos


Seja você um gerente de projeto de carreira ou um novato, você é a pessoa que a equipe inteira do projeto procura quando precisa de orientação. A melhor coisa que você pode fazer por eles (e, em última análise, para o sucesso do projeto) é deixar que se concentrem nas tarefas, com a confiança de que você tem todas as estruturas sob controle. O problema é que os projetos são monstrinhos traiçoeiros. Justo quando você acha que um item está sob controle, pá! Você se depara com dependências ou percebe que criou alguma coisa errada.

A gente descobriu que, com muita frequência, as equipes de projeto estão tão ansiosas que pulam para a parte de execução antes de entender por que o projeto é importante ou o que os clientes de fato precisam. As equipes se esquecem de considerar quais concessões estão dispostas a fazer ao decidir como abordar uma tarefa, como medir o sucesso e quem precisa ser informado sobre progresso da equipe. A gente também viu muitos planos de projeto tratarem a gestão de riscos como uma reflexão posterior ou ser ignorada por completo. Como gerente de projeto, sua função é domar o monstrinho.

Caso esteja se sentindo sobrecarregado, levante a cabeça. A gente está aqui para ajudar. Nesta página, você vai encontrar uma coleção de táticas escolhidas a dedo para incorporar ao seu kit de ferramentas de gestão de projeto. Cada atividade aborda diferentes fases do projeto – da concepção ao planejamento e à execução.

Blocos formando o quadrado em torno do círculo amarelo

As oito melhores táticas para o gerenciamento de projetos

Você já conhece sobre planejamento, definição do escopo e orçamento. Aqui estão oito atividades incomuns que ajudam a manter sua equipe focada, suas partes interessadas informadas e seus riscos administráveis.

Espaçonave

Lançamento do projeto

A maioria dos gerentes de projeto trata o início das atividades como um momento para passar informações. Mas você pode fazer melhor! Execute esta tática para tornar a reunião interativa e sair dela sabendo mais do que quando você entrou. Você vai preencher sua agenda com atividades que criam consenso sobre objetivos, marcos e tomada de decisões.

Diferentes ondas de comunicação

Pôster do projeto

Esta tática pede que você explore o espaço do problema, reconheça suposições e riscos e faça um brainstorming de soluções possíveis para que você entenda o problema antes de mergulhar na solução. Além do mais, você vai criar um documento dinâmico para compartilhar com os membros da equipe do projeto e as partes interessadas.

Papel com plano de fundo circular azul

Seletores de concessões

Cada projeto envolve muitas decisões. Se todos eles precisarem ser encaminhados para o gerente de projeto, o trabalho vai acabar parando. Esta tática prepara sua equipe de projeto para tomar decisões diárias de forma autônoma, entendendo o que otimizar a todo custo e onde você pode flexibilizar.

três círculos entrelaçados

Pré-mortem

Uma reviravolta no clássico projeto post-mortem! Você vai pensar em todas as maneiras nas quais o projeto pode falhar e vai fazer um plano para administrar os maiores riscos enquanto ainda há tempo. Execute esta tática com sua equipe na fase intermediária de seu projeto.

Um gráfico de barra

Metas, sinais e medidas

Todos na equipe do projeto estão alinhados com o objetivo? Como o sucesso vai ser medido? (Você tem certeza?) Reserve 90 minutos no início do projeto para chegar a um acordo sobre o objetivo principal, identificar sinais de que você está no caminho certo e definir como o sucesso vai ser medido.

Ilustração dos canais de comunicação

Plano de comunicação aos interessados

Com a atividade acontecendo a todo vapor, é fácil esquecer de se comunicar com as partes interessadas sobre seu projeto. Esta tática o orienta na criação e documentação de um plano de comunicação: quem precisa ser informado sobre o quê, com que frequência e por meio de quais canais de comunicação.

três círculos interconectados

Mapeamento de dependência

Se você é como a gente, muitos de seus projetos são esforços multifuncionais que envolvem não apenas várias equipes, mas também vários departamentos. Ao mapear as pendências de forma proativa, você pode evitar gargalos (e noites sem dormir).

um relógio girando ao contrário

Retrospectiva

Depois que o item for entregue e você tiver comemorado com sua equipe (aliás, não pule a comemoração!), reserve um tempo para refletir sobre como foram as coisas e identificar maneiras de melhorar na próxima vez. Tente se lembrar de estabelecer sua retrospectiva como um espaço seguro para uma discussão franca.

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Monitor de Saúde da equipe de projeto

Use o Health Monitor para fazer uma autoavaliação em relação aos oito atributos comuns entre equipes de alto desempenho e monitore o seu progresso ao longo do tempo.

Reúna sua equipe de projetos para uma conversa honesta sobre como está sendo o trabalhando em equipe.

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