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Gerenciamento de projetos para quem não é gerente de projetos


As etapas, as habilidades e as técnicas de resolução de problemas de que você precisará para entregar as mercadorias sem perder a cabeça.

O que é gerenciamento de projeto?

O gerenciamento de projeto é a arte de fazer um plano e então executá-lo. Ah, se tudo fosse mesmo assim tão simples… Você precisará montar uma equipe de projeto e acompanhar o progresso dela. Precisará gerenciar as expectativas. Precisará prever problemas que podem ser evitados e resolver os que você não tiver previsto.

Se isso parecer demais, você veio ao lugar certo. Aqui você encontrará dicas e técnicas para cada fase, bem como modelos para download que facilitarão um pouco a sua vida. Considere um tipo de treinamento gratuito em gerenciamento de projetos. Está pronto? Vamos começar?


Habilidades de gerenciamento de projeto

A comunicação é uma habilidade importante no gerenciamento de projetos.

Comunicação

É difícil comunicar-se em excesso. Os membros da equipe precisam de esclarecimento, as partes interessadas precisam de atualizações de status e os patrocinadores precisam de resultados.

Gerenciar o tempo é uma habilidade importante no gerenciamento de projeto.

Gerenciamento de tempo

Além de gerenciar o cronograma do projeto, você precisará manter as reuniões em dia (e gerenciar seu próprio tempo também). 

A resolução de problemas é uma habilidade importante no gerenciamento de projetos.

Resolução de problemas

Você provavelmente resolve vários problemas na sua função habitual. Continue usando seu chapéu de "pensamento criativo"!

A consciência organizacional é uma habilidade importante no gerenciamento de projetos.

Consciência organizacional

Familiarize-se com outros projetos que possam precisar das mesmas pessoas e dos mesmos recursos ao mesmo tempo em que você precisará deles. 

Diplomacia e negociação são habilidades importantes no gerenciamento de projetos.

Diplomacia

Esteja preparado para negociar incompatibilidades de cronograma, prioridades conflitantes e embates de personalidade usando o tato.

Dica profissional: a habilidade mais importante é a de colocar de lado seu trabalho habitual e assumir sua função como o gerente de projeto.

Etapas de gerenciamento de projeto

Se você for um "gerente acidental de projeto", há uma boa chance de que o projeto já esteja encaminhado quando cair no seu colo. Vá para qualquer etapa em que esteja usando os links abaixo para descobrir qual deve ser sua próxima ação. Não se esqueça de consultar as etapas anteriores para ver se há alguma correção a ser feita.

Etapa 1: idealizar

Não se apresse nessa fase. Itere seu entendimento do espaço do problema e de possíveis soluções até ter segurança de que está no caminho certo.

Criar o caso de negócios faz parte do gerenciamento de projeto.

Crie o caso de negócios

Defina o problema que você está tentando resolver e o valor de resolvê-lo. Converse com os clientes-alvo, sejam internos ou externos, para que você entenda por completo o espaço do problema. Ao criar um caso de negócios para o seu projeto, foque no que você deseja que o cliente possa fazer. Deixe os detalhes de como fazer isso para o momento do brainstorm de soluções com sua equipe.

Atividades recomendadas: 

 

 

 

Criar o caso de negócios é uma tarefa de gerenciamento de projeto
Forme sua equipe de projeto.

Formar a equipe de projeto

Reúna pessoas com as habilidades necessárias para resolver o problema. Tenha como objetivo montar uma equipe multidisciplinar com uma variedade de experiências e estilos de resolução de problemas. Pesquisas mostram que equipes diversificadas produzem resultados melhores. Adiar o início do projeto em algumas semanas para montar a equipe certa pode valer a pena.

Atividades recomendadas: 

  • Regras do jogo — estabeleça o contrato social da equipe do projeto.
  • Health Monitor™ – a autoavaliação da equipe dos pontos fortes e das áreas de risco.

 

 

 

Formar uma equipe de projeto é uma tarefa do gerenciamento de projeto.
Defina o sucesso para o seu projeto durante a etapa de idealização.

Defina "sucesso"

Cheguem a um acordo quanto a resultados mensuráveis a serem buscados e métricas para acompanhar seu progresso em atingi-los. Verifique se o projeto contribui para objetivos maiores dos que a empresa esteja buscando. Se não contribuir, pode ser o projeto errado (ou pode ser o projeto certo, mas no momento errado).

Atividade recomendada: 

 

 

 

Definir o que é o sucesso é uma tarefa de gerenciamento do projeto.
Faça um brainstorm para encontrar soluções aos problemas que seu projeto está resolvendo.

Brainstorm de soluções

Ative suas habilidades de resolução de problemas. Agora é hora de pensar em soluções específicas, como você as implementará e como o cliente interagirá com o produto final. Envolva a sua equipe e seja ambicioso nesse estágio. É mais fácil domar uma ideia ousada do que transformar uma ideia segura em algo inovador.

Atividades recomendadas: 

  • Inovar – gere uma longa lista de ótimas ideias em pouco tempo.
  • Mapeamento mental – explore diferentes facetas de um problema e organize suas ideias para encontrar soluções.

 

 

 

Fazer o brainstorm de soluções com a equipe a projeto é uma tarefa de gerenciamento de projeto.
Falhe e ajuste logo, criando um protótipo da solução do projeto.

Fazer protótipos e testar

Dependendo da natureza do projeto, um protótipo pode ser qualquer coisa, de fluxogramas em um guardanapo de bar a um código rápido e imperfeito (mas funcional). Apresente-o aos clientes-alvo e às partes interessadas para obter um feedback logo. Esse é o momento ideal para falhar e fazer ajustes!

Atividades recomendadas: 

  • Demonstração completa – visualize seu conceito de modo que seja fácil obter feedback.
  • Tela de experiência – verifique se o seu conceito está focado no usuário, é viável e útil tanto para o cliente quanto para a empresa.

 

 

 

Obter feedback do usuário logo é uma tarefa de gerenciamento de projeto.

Sinais de que seu projeto está em risco durante a etapa de idealização

O VALOR DO PROJETO NÃO ESTÁ CLARO

Como voltar para o caminho certo

Escolha uma persona de cliente específica (seja um cliente interno ou externo) e ative a sua empatia. Imagine por que ele quereria isso, então mapeie para as metas mais amplas da empresa. Itere até obter valor para o cliente com fortes vínculos ao valor comercial.

Atividades recomendadas:

  • Os 5 "porquês" – dê à sua equipe uma profunda compreensão do problema e seu impacto para o cliente.
  • Entrevista com o cliente – entenda as necessidades dos clientes e os contextos em que eles usarão seu produto ou serviço.
  • Tela de experiência – garanta que seu projeto esteja focado no cliente e faça sentido para a empresa.

Baixe um modelo de tela de experiência para ajudá-lo no gerenciamento de projeto.
Pronto para experimentar a tela de experiência? Aqui está um modelo para ajudá-lo a começar.
 
Conflito de metas ou prioridades

Como voltar para o caminho certo

Cheguem a um acordo quanto a um (sim, um só) objetivo que será o norte do projeto. Então classifiquem as prioridades conflitantes com isso em mente. Quando encontrarem conflitos, priorizem a opção que os levará mais para perto do objetivo definido como o norte.

Atividades recomendadas:

  • Metas, sinais, medidas – garanta que projeto se mantenha focado e que você saiba identificar um resultado de sucesso.
  • Escalas deslizantes de concessões – crie escalas deslizantes para mostrar quão importante cada métrica é e definir em equipe o que deve ser priorizado. 

Prioridades conflitantes são um sinal de que seu projeto está em risco.
Ninguém sabe quem está no comando

Como voltar para o caminho certo

Chegue a um acordo com a equipe de projeto, as partes interessadas e os patrocinadores quanto a quem é responsável em última instância. Como gerente de projeto, você é responsável por entregar o projeto dentro do prazo e do orçamento, mas poderá não responder pelo sucesso geral do projeto.

Atividades recomendadas:

  • Funções e responsabilidades – defina a função de cada pessoa no projeto e o que se precisa dela para que toda a equipe possa obter sucesso.
  • Laçamento do projeto – estabeleça uma compreensão em comum do principal objetivo, do escopo, do valor, do momento e da responsabilidade pelas decisões do projeto.
  • Estrutura de tomada de decisão DACI – entenda quem é responsável por decisões específicas e que função o restante da equipe desempenhará.

Baixe um modelo de tela de experiência para ajudá-lo no gerenciamento de projeto.
Pronto para experimentar a estrutura DACI? Aqui está um modelo para ajudá-lo a começar.
 
A equipe do projeto não consegue chegar a um acordo quanto a uma direção

Como voltar para o caminho certo

Primeiro, garanta que sua equipe entenda por completo o problema que você está resolvendo e seu impacto para o cliente. Não tenha medo de pedir para a gerência esclarecer qual é a prioridade para a empresa vs. o que não é. Ao buscar orientação, apresente opções que você esteja considerando, em vez de fazer uma pergunta vaga como "o que devemos fazer?".

Atividades recomendadas:

  • Enquadramento do problema – explore o espaço do problema e seu impacto aos clientes.
  • Demonstrar confiança – crie um espaço para discussão e feedbacks abertos dos líderes da empresa para que todos se sintam à vontade quanto ao valor e à direção.
Discordar quanto a uma direção é um sinal de que seu projeto está em risco.

Dica profissional: realize uma oficina do Health Monitor™ com sua equipe – quanto mais no início do projeto, melhor. É uma oportunidade de fazer uma autoavaliação de oito atributos comuns entre equipes saudáveis de alto desempenho. 

Etapa 2: planejar

O processo de planejamento deve ser relativamente curto. Embora nossa recomendação seja adotar uma abordagem proativa ao planejamento, há algumas tarefas de ordem superior a serem realizadas antes de avançar para o modo de execução do projeto.

Definir o escopo do projeto faz parte do gerenciamento de projeto.

Definir precisamente o escopo do projeto

Com base em feedback de testes anteriores, e com as métricas de sucesso em mente, priorize o que incluir no projeto. Defina claramente as concessões que você está fazendo. Por exemplo, otimizar facilidade de uso pode significar ampliar o cronograma ou aumentar o orçamento.

Atividades recomendadas: 

 

 

 

Definir o escopo com precisão e criar uma lista de pendências é uma tarefa de gerenciamento de projeto
Gerenciar dependências é uma tarefa de gerenciamento de projeto.

Entender e gerenciar dependências

O seu projeto depende de trabalho, recursos ou ativos de fora da equipe central do projeto? Mapeie esses elementos, anotando quem é responsável pelos trabalhos e quando essa pessoa está disponível para executá-lo. Mesmo que você não possa resolver gargalos nesse estágio, precisará identificá-los e considerá-los no processo de planejamento do projeto.

Atividades recomendadas: 

 

 

 

Gerenciar dependências é uma tarefa de gerenciamento de projeto.
Crie seu roteiro durante a etapa de planejamento de projeto.

Criar um roteiro e uma lista de pendências

Com o escopo acordado e as dependências compreendidas, divida o plano do projeto em etapas de trabalho separadas e estime o tempo e o esforço exigidos para cada uma. Então você pode projetar quando atingirá os principais pontos de referência e definir uma data de conclusão como alvo. Em seguida, reúna todas as etapas do trabalho em uma lista de pendências que você possa usar para planejar em breves ciclos iterativos.

Atividade recomendada: 

  • Planejamento do roteiro – este exercício vem do mundo do software, mas pode ser adaptado para adequar-se a qualquer projeto. 

 

 

Criar um roteiro de projeto com referências é uma tarefa de gerenciamento de projeto.
Minimize os riscos ao máximo no início do projeto.

Prever e minimizar os riscos

Previna dores de cabeça mais adiante. Pense em maneiras como o projeto pode falhar e entre no modo de preparação. Identifique também oportunidades para um sucesso arrasador que você ainda não tenha considerado. A perda de oportunidades também é uma forma de risco.

Atividades recomendadas: 

  • Pre-mortem  – imagine o que poderia dar errado e faça planos de prevenção. 

 

 

 

Minimizar os riscos é uma tarefa de gerenciamento de projeto.
Crie um plano de comunicações como parte do plano geral do projeto.

Elaborar um plano de comunicações

Estabeleça uma periodicidade para reuniões de equipe e atualizações das partes interessadas e compartilhe isso. (Pontos extras se você puder manter as reuniões ao mínimo!) Então agende quaisquer reuniões recorrentes e coloque lembretes no seu calendário para atualizar o plano e o painel do projeto (ou página inicial interna) regularmente.

Atividades recomendadas: 

  • Reuniões rápidas – uma oportunidade diária para a sua equipe compartilhar o status do trabalho em andamento e discutir bloqueadores.

  • Pôster do projeto – uma maneira fácil de compartilhar suas metas, status e cronograma.  Se for atualizado regularmente, o pôster servirá como seu relatório de status (porém muito menos complicado). 

 

 

 

Criar um plano de comunicações é uma tarefa de gerenciamento de projeto.

Sinais de que seu projeto está em risco durante a etapa de planejamento

VOCÊ ESTÁ EMPACADO NO MODO DE PLANEJAMENTO

Como voltar para o caminho certo

Agite essa "paralisia de análise" e siga em frente! Se estiver usando uma abordagem agile (e isso realmente é recomendado), lembre a equipe do projeto de que vocês terão oportunidades de demonstrar o progresso e fazer correções de curso no caminho.

Atividades recomendadas:

  • Laçamento do projeto – estabeleça uma compreensão em comum do principal objetivo, do escopo, do valor, do momento e da responsabilidade pelas decisões do projeto.
  • Pre-mortem – visualize os riscos e as oportunidades do projeto, então descubra como evitá-los (ou enfrentá-los).
Paralisia de análise é um sinal de que seu projeto está em risco.
OS OUTROS NÃO ENTENDEM SOBRE O QUE É O SEU PROJETO

Como voltar para o caminho certo

Apele para as habilidades de comunicação e compartilhe pequenas atualizações frequentes que sejam fáceis de assimilar. Grandes blocos de texto provavelmente não serão lidos. Verifique se você está compartilhando as informações certas no nível certo de detalhes com as pessoas certas.

Atividades recomendadas:

  • Discurso de elevador – crie uma explicação simples do seu projeto e o valor que ele oferece aos clientes.
  • Pôster de projeto – formule e compartilhe suas ideias, articule o que é o sucesso e estabeleça uma compreensão em comum com as partes interessadas.

Baixe um modelo de pôster de projeto para ajudar no gerenciamento do projeto.
Pronto para experimentar o pôster do projeto? Aqui está um modelo para ajudá-lo a começar.
 
Sua equipe de projeto não tem habilidades cruciais

Como voltar para o caminho certo

Remodele seu conceito para poder avançar com os recursos disponíveis. (Vida longa às habilidades de resolução de problemas!) Jogar as mãos para cima e dizer "Estamos travados" apenas diminuirá a confiança que as partes interessadas e os patrocinadores têm na sua equipe.

Atividades recomendadas:

  • Controles deslizantes de concessõeso exercício básico de controles deslizantes de concessões deixa claro quais aspectos de um projeto são negociáveis (e quais não são), mas você pode dar uma mexida. Se não conseguir fazer "X", que outros aspectos do projeto podem ser ajustados para ajudá-lo a compensar a lacuna de habilidade?
Habilidades ou pessoas faltando é um sinal de que seu projeto está em risco.
Discuta o plano de alto nível com a equipe do projeto. Isso ajuda a verificar instintivamente o que é realista, assim como visualizar dependências e riscos. – Sarah Goff-Dupont, gerente acidental de projeto

Etapa 3: executar

Finalmente, não é? Hora de botar a mão na massa. Trabalhe em iterações de uma a duas semanas, com uma demonstração para as partes interessadas e uma retrospectiva em equipe no final de cada ciclo. 

Trabalhar em ciclos de iteração é uma prática recomendada de gerenciamento de projeto.

Trabalhar de modo iterativo

Metodologias Agile podem vir do mundo de desenvolvimento de software, mas são úteis para qualquer projeto: TI, marketing, RH… o que for. Inicie cada ciclo com o planejamento "apenas suficiente", então enfrente o trabalho. Não deixe de realizar uma breve retrospectiva ao final de cada iteração. É a sua oportunidade de compartilhar o que deu certo (e o que não deu) para que a próxima iteração possa ser ainda melhor.

Atividades recomendadas: 

  • Planejamento de sprint – planeje as próximas 1–2 semanas de trabalho com base no que tem a prioridade mais alta. 
  • Retrospectivas – ofereça um espaço seguro para a equipe refletir e compartilhar o que dá certo (e o que não dá!) para que você possa melhorar.

 

 

 

Trabalhar em ciclos curtos é uma prática recomendada de gerenciamento de projeto.
Acompanhar o progresso é uma tarefa de gerenciamento de projeto.

Track your progress

Isso inclui quais partes do trabalho estão concluídas, quanto resta do orçamento e se você está no caminho certo para cumprir a data de entrega almejada. Use uma ferramenta digital, como Google Docs, Trello ou Jira para que todos possam ver seu status facilmente. Se você começar a esgotar o orçamento ou o tempo mais rápido do que o projetado, leve esse fato ao patrocinador ou à equipe imediatamente para corrigir o curso antes que a situação saia de controle.

Atividades recomendadas: 

 

 

 

Acompanhar o progresso é uma tarefa de gerenciamento de projeto.
Continue testando e incorporando feedback durante a etapa de execução do projeto.

Testar e incorporar feedback

Ao final de cada ciclo de iteração, atualize sua demonstração completa para refletir o trabalho concluído e mostrá-lo às partes interessadas (e, idealmente, aos clientes). Registre o feedback para que possa levá-lo em consideração ao planejar a próxima iteração. Você pode querer aprimorar X antes de passar para Y.  

Atividade recomendada: 

  • Demonstração completa – visualize seu conceito de modo que seja fácil obter feedback.
  • Debate — deixe os outros contestarem suas ideias e inspirarem novas.

 

 

Garantir que o feedback seja incorporado é uma tarefa de gerenciamento de projeto.

Sinais de que seu projeto está em risco durante a etapa de execução

VOCÊS ESTÃO PISANDO NOS CALOS UNS DOS OUTROS

Como voltar para o caminho certo

Elimine e previna gargalos no seu processo. Esclareça a função ou a área de responsabilidade de cada pessoa no projeto de modo que vocês não bloqueiem uns aos outros nem (eita!) dupliquem tarefas.

Atividades recomendadas:

  • Reuniões rápidas – comece o dia com atualizações sobre quem está trabalhando em quê, o que foi feito no dia anterior e que tarefas cada pessoa pretende realizar a seguir.
  • Funções e responsabilidades – entenda a função de cada um na equipe e saiba do que os colegas de equipe precisam uns dos outros para atingirem o sucesso.

Pisar nos calos uns dos outros é um sinal de que o projeto está em risco.
PARECE QUE VOCÊ ESTÁ CORRENDO SEM SAIR DO LUGAR

Como voltar para o caminho certo

Dê destaque a tudo o que a sua equipe está realizando. Quando você está afundado até o pescoço no trabalho do projeto, é fácil tomar a parte pelo todo. (E se você realmente não estiver avançando, sua próxima providência deverá ser descobrir o motivo.)

Atividades recomendadas:

  • Demonstração completa – comemore as conquistas incrementais iterando em uma demonstração. Conforme ela evolui de diagramas para protótipos e um MVP, o progresso da sua equipe parecerá mais tangível.
  • Reuniões rápidas – crie uma sensação de momento destacando o que foi feito no dia anterior (e/ou expondo a dura verdade de que nada vai para a lista de "concluídos").
Sentir que você não está avançando é um sinal de que seu projeto está em risco.
DESVIO DE ESCOPO!

Como voltar para o caminho certo

Depende. Se o seu cronograma e/ou o seu orçamento for flexível, você poderá optar por expandir o escopo do projeto. Caso contrário, precisará descartar ideias adicionais ou fazer concessões para acomodá-las. Apenas não restrinja a qualidade do trabalho a ser entregue. Lembre: para a maioria dos projetos, é possível continuar fazendo melhorias depois de entregar o "produto mínimo viável" (MVP).

Atividades recomendadas:

  • Controle deslizante de concessões – decida que aspectos do projeto você priorizará e pense nas concessões que fará para defendê-los quando forem apresentadas novas ideias.
  • Estrutura de tomada de decisão DACI – cheguem a um acordo quanto a quem decide e quem contribui com recomendações – seja para decisões individuais sobre escopo ou para o projeto como um todo.

Baixe um modelo DACI para ajudá-lo no gerenciamento de projeto.
Pronto para experimentar a estrutura DACI para tomada de decisão? Aqui está um modelo para ajudá-lo a começar.
 
A comunicação desandou

Como voltar para o caminho certo

Crie confiança entre os membros da equipe e com as partes interessadas para que eles se sintam à vontade para voltar a conversar. Se as pessoas estão intencionalmente ocultando informações por questões políticas, pode ser necessário envolver uma parte neutra (como o RH) para intermediar.

Atividades recomendadas:

  • Reuniões rápidas – pratique comunicação e estabelecimento de confiança: compartilhe atualizações rápidas sobre tarefas e exponha barreiras.
  • Debate — se os membros da equipe não estiverem incentivando a criatividade uns dos outros, use esta técnica do mundo do design para obter feedback honesto e estruturado dos colegas.
  • Health Monitor™ – proporcione um espaço seguro para a equipe discutir como vocês estão trabalhando juntos (pontos fortes, fracos, complicações e tudo mais).
  • Regras do jogo – codifique os valores da equipe: as práticas, os resultados e a conduta que esperam uns dos outros. 

Comunicação falha é um sinal de que seu projeto está em risco.
AS ESTIMATIVAS ESTAVAM MUITO LONGE DO ALVO

Como voltar para o caminho certo

Recalibre o cronograma do projeto com base nas informações sobre o esforço real necessário para atingir as referências. Seja franco sobre isso para que as partes interessadas tenham a oportunidade de ajustar suas expectativas e quaisquer planos mais adiante.

Atividades recomendadas:

  • Retrospectiva – reserve um tempo em cada retrospectiva para comparar as estimativas de iteração com o esforço real necessário para que você possa recalibrar continuamente.
  • 5 "porquês" – comece com uma estimativa que deu errado para analisar e perguntar por que ela estava tão longe do alvo – então continue perguntando "por que" até descobrir a causa raiz.
Estimativas que erram o alvo são um sinal de que seu projeto está em risco.

Dica profissional: lembra-se daquelas metas mensuráveis que você definiu? Não deixe de criar todas as análises ou infraestruturas necessárias para medir o progresso em atingi-las. 

Etapa 4: entregar

Você concluiu todo o trabalho. Está tudo pronto agora, não é? Não exatamente. Encerrar um projeto envolve mais que cancelar as reuniões recorrentes (embora essa parte seja mesmo divertida…). 

Entregar seu MVP, e então iterar com base nele, é uma prática recomendada de gerenciamento de projeto.

Entregar seu "produto mínimo viável" (MVP)

É isso! É chegado o grande momento! Seu trabalho finalmente está pronto para consumo público (ou interno). Se os seus clientes forem internos, ou clientes com os quais você se comunique diretamente, verifique se eles aceitam o projeto como concluído. Dependendo de quão tranquila ou atribulada foi a sua trajetória, você pode preferir registrar a aceitação por escrito. Então faça uma pequena comemoração com a sua equipe!

Atividades recomendadas: 

  • Comemore! – Alguém disse "almoço de equipe"?...

 

 

 

Entregar seu produto mínimo viável é uma prática recomendada de gerenciamento de projeto.
Fechar o orçamento é uma tarefa de gerenciamento de projeto.

Defina o orçamento

Pague qualquer fatura de fornecedores que esteja pendente e, se tiver sido contratado por um cliente externo, receba seu pagamento dele. Use os dados de orçamento que você vem acompanhando durante todo o projeto para criar um relatório para o patrocinador do projeto. Inclua uma análise de onde você mais gastaria (ou economizaria) dinheiro em projetos no futuro.

 

Fechar o orçamento é uma tarefa de gerenciamento de projeto.
Mantenha uma retrospectiva do projeto para que possa melhorar na próxima vez.

Fazer uma retrospectiva do projeto

O que deu certo? O que deu terrivelmente errado? O que aprendemos? Lance essas questões para debate com a equipe do projeto. Não deixe de registrar as lições aprendidas e compartilhá-las com seus colegas para que eles também possam aproveitá-las. E não se esqueça de conversar sobre como vocês podem melhorar o que acabaram de entregar.

Atividade recomendada: 

  • Retrospectiva – reflita e discuta o que deu certo (e o que não deu!) para que você possa melhorar. Não há problema em errar se você aprender com os erros. 

 

 

Manter uma retrospectiva do projeto é uma tarefa de gerenciamento de projeto.
Anuncie a conclusão do seu projeto.

Ative o modo de vangloriar-se

Está eufórico com o que acaba de entregar? Esperamos que sim! Elabore um breve anúncio da empresa descrevendo o projeto e agradecendo a sua equipe. Se o projeto for voltado para o público externo, pode ser interessante compartilhar as notícias com os clientes por e-mail ou publicação em blog.

 

 

Anunciar a conclusão do projeto é uma tarefa do gerenciamento de projeto.

Sinais de que seu projeto está em risco durante a etapa de entrega

O PROJETO NÃO É ACEITO COMO "CONCLUÍDO"

Como voltar para o caminho certo

Hora daquelas habilidades de diplomacia. Primeiro, converse com seu patrocinador (ou cliente, ou equipe ou quem quer que esteja insatisfeito) e descubra onde estão as discrepâncias. Sua meta para essa conversa é chegar a um acordo quanto à definição de "concluído". Algo que você deve registrar por escrito para que todos possam consultar facilmente mais tarde. Então elabore uma lista de tarefas que fecharão a lacuna entre o aqui e o "concluído" e coloque sua equipe para trabalhar nelas.

Atividades recomendadas:

  • Demonstrar confiança – use isto como um fórum para discutir "concluído" e as próximas etapas com sua equipe de gerenciamento.
Discordar quanto à definição de "concluído" é um sinal de que seu projeto está em risco.
Aquilo que você entregar permanecerá, então tenha um plano pós-lançamento estabelecido. Quem dará suporte ou fará a manutenção? De quais métricas ou relatórios você precisa para medir o sucesso? – Aumarie Benpayo, gerente de programa da Atlassian

Etapa 5: aprimorar

A maioria dos "gerentes acidentais de projeto" está ansiosa para voltar ao seu trabalho diário habitual programado assim que o MVP for entregue. Mesmo assim, reserve um momento para considerar estas questões: 

  1. Você alcançou a sua definição de "sucesso" para o projeto?
  2. Alguma ideia foi removida do escopo do MVP?
Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for "sim" ou "não", continue lendo.

Tecnicamente, melhorar o que você acaba de entregar é um processo contínuo, não uma "etapa" em si. Mas tanto faz. Ainda é importante.

Primeiro, vamos falar de escopo. Se coisas importantes e/ou legais tiverem sido removidas do escopo do MVP, agora é a sua chance de realizá-las. Você pode tentar manter toda a equipe de projeto unida e dedicar todo o seu tempo, ou parte dele, a elas. Ou, se isso não for possível, pode optar por alocar parte do tempo de cada um ao projeto e avançar em sua lista de afazeres gradualmente. De qualquer forma, estará voltando à etapa de "planejar".  

E quanto aos seus critérios de sucesso? Você provavelmente não saberá se os antedeu até depois de entregar o MVP e soltar seu trabalho no mundo por um tempo. Você já está medindo o progresso quanto à meta do projeto (certo?), assim, seu trabalho imediato é apenas monitorar isso.

Para obter crédito extra, pense no que poderia ajudá-lo a atingi-la mais rapidamente, e elabore um teste leve quanto a isso. Dependendo do projeto, pode ser necessário coletar dados quantitativos (por exemplo, taxa de uso, economias de custo), dados qualitativos (por exemplo, pesquisas, teste de usabilidade) ou um pouco dos dois.

Se ficar claro que você não está no caminho certo para atingir sua meta, é hora de arregaçar as mangas e iterar com base no que você entregou. Equipado com dados brutos de testes e métricas, seu trabalho agora é transformar essas informações em percepções úteis. Você pode descobrir que uma ideia vale a pena implementar "de verdade". Ou analisar dados de testes pode simplesmente contribuir com ideias para testes adicionais.

Quando você souber quais melhorias fazer, cada uma passa a ser um miniprojeto próprio. Ou você pode optar por incluir algumas melhorias em um único projeto geral. Essa abordagem é útil se fazer cada atualização for envolver basicamente o mesmo grupo de pessoas, já que pode ser mais fácil agendar o tempo da equipe em um único bloco maior. De qualquer maneira, você está essencialmente voltando para a etapa de "idealizar"

Sinais de que seu projeto está em risco de não atingir as metas

SEU MVP NÃO ESTÁ SENDO UTILIZADO E VOCÊ NÃO SABE POR QUÊ

Como voltar para o caminho certo

Hora de fazer uma pesquisa qualitativa. Converse com seus clientes-alvo para saber o que os está impedindo de utilizar seu projeto. Se for adequado para o seu projeto, elabore um teste de usuário (seja ao vivo ou usando um serviço on-line) para ter a oportunidade de observar o comportamento deles ao interagirem com o que você entregou.

Atividades recomendadas:

  • Entrevista com o cliente – vá direto à fonte e pergunte qual é o problema.
  • Mapeamento de empatia – combine os seus dados quantitativos com o seu conhecimento sobre os clientes para entender o que eles pensam e como se sentem quanto ao seu projeto.

Baixe um modelo de mapa de empatia para ajudar no gerenciamento do projeto.
Pronto para experimentar o mapeamento de empatia? Aqui está um modelo para ajudá-lo a começar.
 
MUDANÇAS INCREMENTAIS NÃO ESTÃO FAZENDO DIFERENÇA

Como voltar para o caminho certo

Ouse. Isso pode significar uma grande virada ou reformular totalmente o seu projeto. Porém, não desanime. Fazer uma grande mudança no seu caminho para o sucesso coloca o seu aproveitamento no bastão em um respeitável nível de 0,500. (Observe que o de Babe Ruth era de apenas 0,342).

Atividades recomendadas:

  • Os 5 "porquês" – use esta técnica de análise para descobrir a raiz do problema e saber quais mudanças futuras você precisa realizar.
  • Renove – desengesse seus caminhos neurais e gere ideias novas.
Baixe um conjunto de cartões de "inovar" para ajudá-lo no gerenciamento do projeto.
Pronto para experimentar um workshop de inovação? Pegue este conjunto de cartões e clique no link à esquerda para obter instruções completas.
 

Modelos de gerenciamento de projeto

Para a sua conveniência, reunimos todos os modelos sugeridos nesta página em um ponto prático. 

 

Baixe o modelo de tela de experiência para o seu projeto.
O modelo da tela de experiência ajuda a esclarecer o problema, a solução e a persona do cliente.

 

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Baixe o modelo de mapa de empatia para o seu projeto.
O modelo de mapas de empatia ajudam você a entrar na cabeça do cliente e ver o mundo pelos olhos dele.

 

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Baixe o modelo de inovação para o seu projeto.
Este conjunto de cartões de "inovar" vai agitar seus caminhos neurais e ajudar a gerar novas ideias.

 

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Baixe o modelo DACI para o seu projeto.
Use este modelo DACI para esclarecer a função de cada pessoa na tomada de decisões e tomar a decisão certa em menos tempo.

 

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Baixe o modelo de pôster para o seu projeto.
Se você detesta apresentações de projeto e abomina estatutos de projeto, experimente este modelo de pôster de projeto.

 

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Software de gerenciamento de projeto

Nós criamos um software que facilita o gerenciamento de software. 

Saiba mais