Reuniões rápidas para equipes ágeis

Saiba como as reuniões rápidas ajudam a eliminar obstáculos e a fortalecer sua equipe ágil

Dan Radigan Dan Radigan

As reuniões rápidas são uma das partes fundamentais do desenvolvimento ágil e, normalmente, são as mais incompreendidas. Vamos ser realistas: as reuniões rápidas, sozinhas, não tornam sua equipe ágil. Elas não são sobre inflar egos ou justificar descrições de trabalho. Não são um momento de planejamento. O planejamento de sprint é para planejamento. Elas também não são o único momento para mencionar os obstáculos. Se você estiver com algum problema, peça ajuda!

Nesse artigo, falaremos sobre o quão efetivo é o gerenciamento de obstáculos, além de ótimas dicas e truques que usamos na Atlassian. Queremos ajudar você a fazer reuniões rápidas (e seu programa ágil de modo geral) incríveis.

O que é uma reunião rápida no scrum?

Em muitos esportes, como futebol (americano) e rúgbi, o time se reúne antes de cada partida: A reunião é estratégica: ela mantém o time informado, conectado e calibrado durante todo o jogo. Para equipes de software, a reunião rápida é como a reunião de um time. É conhecida como scrum diário e reforça a noção de "nós" para manter todos conscientes sobre o cenário e o progresso da equipe.

Dito de outro modo, uma reunião rápida é uma reunião diária que envolve a equipe principal: proprietários de produtos, desenvolvedores e o scrum master. Essa reunião é exclusiva para cada equipe, mas, na Atlassian, usamos três perguntas simples para gerar estrutura:

  • No que trabalhei ontem?

  • No que trabalharei hoje?

  • Quais problemas estão me atrapalhando?

Essas perguntas destacam o progresso e ajudam a sinalizar os obstáculos da equipe. Além disso, também fortalecem a equipe quando todos compartilham o progresso com o qual estão contribuindo para a equipe. O reforço diário do compartilhamento dos planos e êxitos individuais mantém todos animados sobre a contribuição geral da equipe em relação à organização.

No nível individual, é importante ir para a reunião rápida diária sabendo o que dirá . Isso mantém a energia da reunião alta, além de deixar todos envolvidos. Na Atlassian, os indivíduos usam os quadros do Jira para se manterem atualizados sobre seus projetos com filtros rápidos. Dois ótimos filtros que podem ser usados juntos para ajudar na preparação para a reunião rápida são "apenas meus problemas" e "recentemente atualizado". Quando esses dois filtros são usados juntos, eles mostram os problemas atribuídos a você e que não foram atualizados no dia anterior.

Uso de filtros rápidos com os quadros ágeis do Jira
Dica profissional

Uma personalização popular do filtro Apenas meus problemas é a adição do campo de participantes do Complemento do kit de ferramentas do Jira. Isso adiciona os problemas nos quais você já trabalhou e não apenas os atribuídos a você. O JQL para esse filtro seria:

 assignee = currentuser() or participants in (currentuser()) 

Reuniões rápidas na Atlassian

As reuniões rápidas não são um modelo único para todas as reuniões. Na Atlassian, cada equipe tem uma reunião rápida personalizada para manter todos envolvidos. As reuniões são não exatamente iguais.

Vamos analisar o que torna uma reunião rápida ótima e ver alguns de nossos exemplos.

  1. Escolha um horário que funcione para todos – na Atlassian, a maioria das reuniões rápidas para equipes co-localizadas acontece entre as 9h e as 10h. Isso proporciona a todos tempo para contextualização para o dia e não exige que ninguém precise madrugar. Para equipes em diferentes localidades, escolha um horário que funcione para todos. Por exemplo, os membros da equipe  Jira Service Desk ficam localizados em São Francisco e Sydney. A reunião rápida deles é às 15h30 (horário de São Francisco). Uma reunião rápida durante a tarde é pouco convencional, mas é um ótimo modo de manter contato com os colegas de Sydney.

  2. Manter a reunião rápida eficiente – muitas equipes na Atlassian agendam suas reuniões rápidas de modo informal para manter todos focados e deixar a reunião rápida eficiente. Alterne o responsável pelos agendamentos para garantir que todos tenham a oportunidade de fazer isso. Limite a duração das reuniões rápidas para 15 minutos–no máximo. Tem uma equipe menor? Tenha como prática manter uma duração ainda menor para a reunião rápida.

  3. Brincar de pega –os membros da equipe Jira jogam bola uns para os outros para manter todos envolvidos. Ninguém pode jogar a bola para alguém do lado ou para alguém que já passou a bola. Não há perda de concentração! Se ainda não tentou essa técnica, é um ótimo modo para manter todos envolvidos.

  4. Torne a reunião rápida uma parte da retrospectiva da equipe – as reuniões rápidas fazem parte de muitas culturas ágeis, mas isso não significa que a equipe não pode discutir a eficácia das reuniões rápidas nas retrospectivas. Algumas equipes da Atlassian se reúnem todos os dias. Outras se reúnem três vezes por semana. A equipe Jira discute regularmente como melhorar as reuniões rápidas para a equipe nas retrospectivas. Se a equipe não estiver encontrando valor em uma reunião rápida, discuta o motivo. Faça mudanças! Reuniões rápidas também são ágeis!

Dica profissional

Algumas equipes da Atlassian integram Crontabs, Pandora e o quadro de mural da equipe. O Crontabs carrega o Pandora (e a música favorita da equipe) 15 segundos antes da reunião rápida para que todos fiquem atentos e para que a reunião comece na hora planejada. O quadro de mural da equipe destaca quaisquer obstáculos que a equipe precisa se focar no dia.

Stride + reuniões rápidas para equipes distribuídas

Na Atlassian, temos membros de equipes em todo o mundo: em um de nossos 12 escritórios ou trabalhando remotamente. Confiamos no Stridepara manter todos conectados, independentemente do local. Cada equipe na Atlassian tem uma sala que mantém todos em contato uns com os outros. Um recurso do Stride é a integração com os serviços externos que automatizam os processos de rotina (bots). Usamos o Standup Bot em nossas salas de bate-papo em grupo todos os dias para sincronia e para que todos continuem trabalhando. 

Standup Bot

O Standup Bot no Stride facilita o envio de relatórios e recupera status para as reuniões rápidas, especialmente para equipes em diferentes fusos horários. De fato, a Atlassian criou esse bot para o Stride porque reuniões rápidas assíncronas são fundamentais para a maioria das equipes.

Use o Standup Bot em qualquer sala Stride ou bate-papo do Atlassian Marketplace.

Agendar reuniões rápidas no Stride

Seja uma equipe distribuída ou não, o Standup Bot ajuda as equipes a permanecerem conectadas e produtivas. Funciona do seguinte modo:

Defina uma hora recorrente para a reunião rápida de sua equipe

Use o Standup Bot em suas reuniões e defina o horário e a frequência de suas reuniões rápidas. Quando for a hora da reunião rápida, o Standup Bot enviará lembretes para que todos enviem seus relatórios.

Agendar reuniões rápidas no Stride

Fique atualizado em relação ao status de sua equipe

Visualize os detalhes da sua reunião rápida na barra lateral direita da sala e envie facilmente seu relatório. Identifique quem enviou os relatórios, quem tem obstáculos e quem ainda não enviou os relatórios.

Veja o histórico dos seus relatórios da reunião rápida

Navegue pelos relatórios de reuniões rápidas anteriores para ter uma visão mais detalhada do desempenho dos membros da equipe e do progresso do projeto.