Oito etapas para começar o planejamento trimestral

Saiba como criar um ótimo software usando planejamento ágil a longo prazo

Claire Drumond Claire Drumond
Planejamento ágil de longo prazo | Coach Agile Atlassian

Ao participar de outra reunião de planejamento trimestral no trabalho, percebi que também estou trabalhando em um projeto de longo prazo. Estou construindo uma casa. Criar um software e construir uma casa não são tão diferentes – ambos são projetos de longo prazo nos quais várias equipes precisam estar coordenadas e, qualquer proprietário residencial confirmará, o projeto nunca acaba. Melhorias sempre podem ser feitas, algo sempre quebra e as tendências de mercado sempre mudam. Sem um plano, há risco de bloqueadores potenciais ou de ter uma data de mudança que é sempre para daqui dois meses.

A metodologia ágil é usada quando o desenvolvimento de software difere e a criação de um software próprio seria definitivamente benéfico. O método ágil permite que várias equipes respondam às mudanças rapidamente. Então, como a entrega contínua do método ágil, um método baseado na frequência, existe com um planejamento de cenário a longo prazo? É possível criar uma previsão realista para um período longo, sabendo que a única constante é a mudança?

Como o planejamento a longo prazo e o método ágil funcionam juntos

Não importa a metodologia ágil que você está usando, kanban, scrum, ou uma combinação, ainda há a necessidade de fazer previsões em relação a longos períodos, assumir compromissos de data, planejar recursos e vincular seu trabalho a uma visão estratégica. Em software, é difícil definir uma visão com ferramentas desconexas, como diagramas de Gantt, planilhas e um mix personalizado de ferramentas de gerenciamento de portfólio de projeto (PPM). Ou, no caso do meu empreiteiro, a planilha, o e-mail e a mensagem de texto se tornarão instantaneamente impraticáveis.

Antes de falarmos sobre as soluções de previsão dinâmica, vamos falar sobre as etapas para criar um plano ágil de longo prazo usando a metáfora da construção de uma casa:

Etapa 1. Começar com uma visão geral.

Seja uma casa ou um produto, você precisa definir a visão e delinear os temas estratégicos. Pense nos temas como áreas de foco de toda a organização. Em que você deseja se focar no próximo trimestre, nos próximos seis meses, em um ano? Onde deseja gastar tempo e recursos? Desempenho, experiência do usuário, segurança, novos recursos competitivos (banheira?) ou uma combinação de tudo?

Claramente, eu queria tudo, mas há sempre duas realidades – tempo e dinheiro. Definir temas de alta prioridade ajudará você a ter foco no tempo e na energia necessários para fazer poucas coisas bem feitas.

Etapa 2. Identificar os itens mais complicados

Por exemplo, para dar suporte ao tema de segurança, precisamos construir uma nova base, com paredes sólidas na estrutura, portas fortes e janelas duplas.

Etapa 3. Dividir.

Que tipo de trabalho é necessário para instalar janelas novas e seguras? Dividir o trabalho em partes mais fáceis de realizar, como epics. Isso dará a você uma visão mais detalhada de todas as etapas necessárias para obtenção do resultado.

Por exemplo, é necessário remover janelas antigas, comprar novas janelas, instalá-las, melhorar a experiência da janela com as coberturas. Esses trabalhos preencheriam toda sua lista de pendências

Isso ajudará você com a etapa seguinte, a mais importante neste processo de planejamento: estimar. 

Etapa 4. Obter estimativas.

Após o trabalho ser dividido em etapas, será necessário uma estimativa do tempo para elaborar um roteiro.  Um roteiro de produto é um plano de ação relacionado a como um produto ou solução será desenvolvido ao longo do tempo. Isso é necessário para entender quando coisas importantes acontecerão e em qual ordem.

É nesse ponto que o conhecimento de seu contratante (ou gerentes de desenvolvimento e produto) realmente entra em ação. Ao observar esforços similares anteriores, você consegue ter uma boa ideia do que é necessário para concluir cada epic.

Como as estimativas exigem conhecimento de esforços anteriores para epics similares, é ainda mais importante armazenar suas informações em um local. Isso faz com que a análise dos acontecimentos anteriores seja muito mais simples, o que torna as estimativas mais precisas. Meu contratante baseia-se em sua experiência, mas o que acontece se ele se esquecer ou se um contratante diferente tiver outra experiência?

Posteriormente, você levará o roteiro final para a equipe (desenvolvedores, instaladores de janela, etc.) e a equipe fará a análise do escopo com mais precisão.

Etapa 5. Criar liberações inteligentes.

Ao usar o desenvolvimento ágil, as equipes geralmente entregam uma parte do software no final de cada sprint como uma liberação (ou versão). No entanto, quando você está fazendo roteiros e planejamento de longo prazo, é necessário definir alguns pontos de liberação mais difíceis em seu roteiro, para que possa estimar as datas de liberação para o próximo trimestre. Como uma casa completa do lado de fora, que combina iniciativa de janelas seguras, com estrutura, pintura, isolamento, etc.

Coloque os itens de trabalho na lista de pendências com recursos que são similares, que fazem mais sentido juntos, ou forneça valor como um todo aos clientes. E, lembre-se, as liberações são direcionadas inteiramente pelo escopo e não por prazos estritos.

Etapa 6. Gerar o roteiro.

Agora você tem uma lista de pendências estimada, lançamentos e equipes com uma velocidade. O triângulo de planejamento tradicional mostra que um plano tem três variáveis: escopo (o que você quer fazer), tempo (quanto tempo vai demorar para fazer) e recursos (quem podem fazer). Você tem tudo que precisa para criar uma previsão realista, ou roteiro. Finalmente, o seu contratante pode lhe dar uma ideia sua data  real de mudança.

Dica profissional: se você usa o método ágil, suas equipes já terão uma velocidade. Nesse caso, você pode usar uma ferramenta como o Portfolio for Jira para pegar sua lista de pendências estimada, correspondê-la com a velocidade da equipe e fazer uma previsão realista para usar como roteiro.

Etapa 7. Compartilhar com a equipe e validar.

Pegue seu novo roteiro, leve-o para a equipe e faça a validação. Deixe que a equipe divida os epics em histórias e forneça suas melhores estimativas de quanto tempo o trabalho demorará. Seus instaladores poderão ter conflitos na agenda, ou a base da empresa ficou sem concreto e demorará seis semanas para receber. Use esses fatores externos para validar suas suposições e fazer suas estimativas. Use as etapas necessárias para concluir seus epics de modo mais preciso. Você deve executar seu roteiro pelas principais partes interessadas, especialmente se a aprovação delas for necessária para continuar determinadas etapas.

Etapa 8. Continuar melhorando.

Com o método ágil, e aquisição imobiliária, nenhum projeto nunca é feito. Continuar a fornecer valor durante as melhorias é o que impulsiona a motivação e uma casa incrível. Use seu roteiro para informar e otimizar os roteiros futuros. Veja os feedbacks dos clientes, ou da família, e continue testando e aprimorando regularmente.

Baixe um resumo das Oito etapas do planejamento ágil a longo prazo para ajudar você na sua próxima grande reunião de planejamento.